Tôi mới vào phòng hành chính nhân sự của công ty được một tháng. Công ty tôi chuẩn bị ký hợp đồng lớn với đối tác,hợp đồng dài 5 trang; Đi kèm bản gốc có sao lưu 3 bản để lưu nội bộ. Cho tôi hỏi trường hợp sao hợp đồng như vậy có cần đóng dấu giáp lai hay không?
Khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính quy định cụ thể như sau:
- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:
- a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
- b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
Như vậy, Đối với trường hợp của bạn hợp đồng là 5 trang cần phải giáp lai đối với bản sao. Lưu ý để thực hiện cho đúng với các quy định về văn thư lưu trữ; Kể cả văn bản của nhà nước hay của các doanh nghiệp tư nhân.
Quý khách hàng có thắc mắc gì vui lòng liên hệ để được tư vấn cụ thể !