Cách thức sử dụng con dấu sao y bản chính

Hiện nay việc sử dụng con dấu trong các công ty, tổ chức thậm chí là cá nhân cũng có thể có và sử dụng con dấu cá nhân riêng của mình. Tuy nhiên không phải con dấu nào cũng được phép sử dụng không có sự cấp phép của pháp luật ví dụ như dấu của các cơ quan tổ chức, dấu doanh nghiệp (cần thông báo mẫu dấu để có giá trị pháp lý). Đối với các con dấu như: Dấu mộc tên, tên cửa hàng, dấu hạn sử dụng, dấu ngày sản xuất, dấu dập nổi… chúng được sử dụng thay cho chữ viết để tiện lợi hơn trong hoạt động công việc riêng.

Nhưng có một loại dấu dù là cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp cũng không được tùy tiện sử dụng nếu không được sự cho phép của pháp luật. Đó chính là con dấu sao y bản chính.

Theo quy định của pháp luật thì bản chính là những giấy tờ được cấp lần đầu và chưa được sao chép chỉnh sửa. Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính.

Đối với việc đóng dấu sao ý bản chính được quy định như sau:

• Trường hợp bản chính mà bạn muốn sao chép là giấy tờ của chính công ty, doanh nghiệp của bạn thì có quyền tự đóng dấu sao y bản chính của công ty lên giấy tờ đó và được sử dụng và có giá trị tương đương bản chính.
• Trường hợp: Giấy tờ mà bạn muốn sao chép không phải của công ty bạn mà là của công ty khác hoặc các văn bản của nhà nước thì việc sử dụng con dấu có dòng chữ sao y bản chính của công ty bạn sẽ không có gia trị hiệu lực. Đối với trường hợp này muốn sao chép giấy tờ thì giấy tờ đó phải được đóng dấu sao y bản chính của cơ quan có thẩm quyền xác nhận sao y bản chính các tài liệu văn bản gốc, bao gồm: phòng tư pháp quận, huyện, thị xã nơi công ty bạn có trụ sở hoặc ủy ban nhanh dân xã, phường, thị trấn hoặc các văn phòng công chứng được cấp phép hành nghề.

Như vậy, ta thấy việc sử dụng con dấu sao y bản chính không hề dễ dàng. Chúng ta có thể phân ra 2 loại:

1. Đối với các nhân, tổ chức, doanh nghiệp:

Có thẩm quyền sử dụng con dấu sao y bản chính trong trường hợp cần sao y bản chính các văn bản, giấy tờ được sao từ sổ gốc của công ty.

Không được sử dụng con dấu vượt quá thẩm quyền. Nếu vượt quá thẩm quyền con dấu được sử dụng không có giá trị pháp lí và tài liệu được sao ra không được sử dụng như bản chính.

2. Đối với các văn phòng công chứng được cấp phép, các cơ quan công chứng nhà nước.

Con dấu của các cơ quan công chứng nhà nước và các văn phòng công chứng tư nhân được cấp phép kinh doanh có thể sử dụng con dấu trong các trường hợp:

• Chứng thực các bản sao từ bản chính của các giấy tờ tài liệu thuộc các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau được cấp tại Việt Nam và giấy tờ do các cá nhân, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài liên kết với Việt Nam cấp.
• Chứng thực bản sao được sao từ các hợp đồng giao dịch, chữ kí, chứng nhận,… của các công ty, doanh nghiệp cá nhân trong nước yêu cầu.

Việc sử dụng con dấu sao y bản chính là hết sức phức tạp và nếu không tuân thủ đúng quy định của pháp luật thì các văn bản tài liệu chứng từ của công ty bạn sẽ không có giá trị sử dung. Vì vậy hãy tìm hiểu kĩ những quy định của pháp luật khi sử dụng và khắc dấu sao y bản chính.