Trong hoạt động hành chính và quản trị doanh nghiệp, con dấu doanh nghiệp không chỉ là một công cụ kỹ thuật dùng để đóng lên văn bản, mà còn gắn liền với tư cách pháp nhân, trách nhiệm pháp lý và uy tín trong giao dịch. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp vẫn sử dụng và bảo quản con dấu theo thói quen, thiếu quy trình rõ ràng, dẫn đến các rủi ro như mất con dấu, sử dụng sai mục đích hoặc phát sinh tranh chấp khó kiểm soát.
Chính vì vậy, việc hiểu và thực hiện đúng cách sử dụng, bảo quản con dấu là yêu cầu cần thiết đối với mọi doanh nghiệp, bất kể quy mô lớn hay nhỏ. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết, dễ áp dụng và phù hợp với thực tiễn vận hành doanh nghiệp hiện nay.
Vì sao cần sử dụng và bảo quản con dấu đúng cách?
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp được toàn quyền quyết định và tự chịu trách nhiệm trong việc quản lý con dấu. Điều này đồng nghĩa với việc:
-
Mọi rủi ro phát sinh từ việc sử dụng con dấu sai cách đều do doanh nghiệp tự gánh chịu
-
Cơ quan nhà nước không can thiệp sâu vào việc quản lý con dấu nội bộ
Nếu con dấu không được sử dụng và bảo quản đúng cách, doanh nghiệp có thể gặp:
-
Rủi ro pháp lý khi con dấu bị sử dụng trái phép
-
Khó xác định trách nhiệm nội bộ
-
Ảnh hưởng đến uy tín khi văn bản đóng dấu không rõ ràng, mờ, sai quy trình
Do đó, sử dụng và bảo quản con dấu đúng cách không chỉ là yêu cầu hành chính, mà còn là biện pháp quản trị rủi ro cần thiết.
Nguyên tắc chung khi sử dụng con dấu doanh nghiệp
Trước khi đi vào từng tình huống cụ thể, doanh nghiệp cần nắm rõ một số nguyên tắc cơ bản sau:
-
Con dấu chỉ được sử dụng khi văn bản đã hoàn chỉnh nội dung
-
Việc đóng dấu phải gắn liền với thẩm quyền ký văn bản
-
Mỗi con dấu cần có mục đích sử dụng rõ ràng
-
Không sử dụng con dấu tùy tiện, theo cảm tính hoặc vì tiện lợi
Những nguyên tắc này là nền tảng để xây dựng quy trình sử dụng con dấu an toàn và thống nhất.
Hướng dẫn sử dụng con dấu đúng cách trong doanh nghiệp
Chỉ đóng dấu trên văn bản hợp lệ
Con dấu chỉ nên được đóng khi:
-
Văn bản đã được kiểm tra đầy đủ nội dung
-
Có chữ ký của người có thẩm quyền (đối với các văn bản yêu cầu ký)
-
Đúng loại con dấu tương ứng với mục đích sử dụng
Việc đóng dấu lên văn bản chưa hoàn thiện hoặc chưa được phê duyệt có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, đặc biệt trong các giao dịch đối ngoại.
Phân biệt rõ từng loại con dấu khi sử dụng
Doanh nghiệp thường có:
-
Con dấu doanh nghiệp chính
-
Con dấu phụ
-
Con dấu chức danh
-
Dấu chữ ký (nếu có)
Mỗi loại con dấu cần được sử dụng đúng mục đích. Ví dụ:
-
Con dấu chính dùng cho hợp đồng, văn bản quan trọng
-
Con dấu phụ dùng cho hồ sơ nội bộ
-
Dấu chức danh dùng kèm chữ ký để thể hiện thẩm quyền
Việc sử dụng nhầm loại con dấu có thể gây nhầm lẫn cho đối tác và làm giảm tính chuyên nghiệp.
Không đóng dấu trước khi ký (trừ trường hợp đặc biệt)
Một nguyên tắc quan trọng trong sử dụng con dấu là:
-
Không đóng dấu trước khi có chữ ký hợp lệ, trừ khi doanh nghiệp có quy định nội bộ riêng cho một số trường hợp cụ thể
Đóng dấu trước khi ký có thể tạo điều kiện cho việc sử dụng sai mục đích, đặc biệt nếu văn bản bị chỉnh sửa sau đó.
Ghi nhận việc sử dụng con dấu khi cần thiết
Với doanh nghiệp có khối lượng văn bản lớn, nên:
-
Có sổ theo dõi hoặc nhật ký sử dụng con dấu
-
Ghi nhận thời điểm, loại văn bản, người yêu cầu sử dụng con dấu
Việc này giúp:
-
Dễ truy xuất khi có vấn đề phát sinh
-
Xác định trách nhiệm rõ ràng
Hướng dẫn bảo quản con dấu doanh nghiệp đúng cách
Chỉ định rõ người chịu trách nhiệm giữ con dấu
Doanh nghiệp cần chỉ định:
-
Một cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý con dấu
-
Không giao con dấu cho nhiều người cùng lúc nếu không cần thiết
Người giữ con dấu phải:
-
Hiểu rõ quy định sử dụng
-
Không tự ý cho mượn hoặc sử dụng ngoài thẩm quyền
Bảo quản con dấu tại vị trí an toàn
Con dấu nên được:
-
Bảo quản tại tủ khóa hoặc ngăn riêng
-
Hạn chế mang ra khỏi trụ sở nếu không thật sự cần thiết
Việc để con dấu ở nơi dễ tiếp cận, không kiểm soát có thể dẫn đến rủi ro mất mát hoặc sử dụng trái phép.
Bảo quản kỹ thuật để giữ độ bền con dấu
Về mặt kỹ thuật, doanh nghiệp nên lưu ý:
-
Không để con dấu tiếp xúc với nhiệt độ cao
-
Tránh để con dấu dính nước, hóa chất
-
Lau sạch bề mặt dấu sau khi sử dụng
Với dấu tự động, cần:
-
Kiểm tra mực định kỳ
-
Tránh đóng dấu quá mạnh gây hỏng cơ cấu
Xử lý thế nào khi con dấu bị mòn, hỏng hoặc mất?
Trong quá trình sử dụng, nếu:
-
Con dấu mờ, không rõ nét
-
Con dấu bị hỏng cơ cấu
-
Con dấu bị mất
Doanh nghiệp nên:
-
Ngừng sử dụng con dấu cũ
-
Khắc lại con dấu mới
-
Thông báo nội bộ và đối tác liên quan nếu cần thiết
Việc xử lý kịp thời giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và gián đoạn hoạt động.
Kết hợp sử dụng con dấu với quy chế quản lý nội bộ
Sử dụng và bảo quản con dấu sẽ hiệu quả nhất khi:
-
Có quy chế quản lý con dấu bằng văn bản
-
Quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn và trình tự sử dụng
Quy chế không cần quá phức tạp, nhưng phải đủ rõ để áp dụng trong thực tế.
Sử dụng và bảo quản con dấu đúng cách là yếu tố quan trọng trong quản trị doanh nghiệp hiện đại. Một con dấu được quản lý tốt không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, mà còn:
-
Giảm thiểu rủi ro pháp lý
-
Nâng cao uy tín trong giao dịch
-
Thể hiện sự chuyên nghiệp trong tổ chức
Thay vì xem con dấu chỉ là một công cụ hành chính đơn thuần, doanh nghiệp nên coi đây là một phần trong hệ thống quản trị và kiểm soát nội bộ, cần được sử dụng đúng mục đích, đúng thẩm quyền và bảo quản cẩn trọng.