Trong hoạt động quản trị và giao dịch hàng ngày của doanh nghiệp, dấu chức danh xuất hiện như một công cụ hỗ trợ đắc lực. Loại dấu này không chỉ giúp tối ưu hóa thời gian xử lý giấy tờ, ký kết văn bản nội bộ và hợp đồng, mà còn tăng tính chuyên nghiệp trong mắt đối tác. Vậy doanh nghiệp có thể tự khắc dấu chức danh không? Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé！
I. Doanh nghiệp có được tự khắc dấu chức danh không?
Căn cứ theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp có thể tự khắc dấu chức danh cho các cá nhân trong tổ chức của mình.
Sở dĩ doanh nghiệp được tự do thực hiện điều này là vì:
– Bản chất của dấu chức danh: Dấu chức danh (thể hiện chức vụ + họ tên cá nhân) không phải là con dấu pháp nhân (con dấu tròn đại diện cho tư cách pháp lý của công ty).
– Không thuộc phạm vi quản lý của cơ quan chức năng: Pháp luật hiện hành không quy định dấu chức danh phải do cơ quan Công an cấp phép hay quản lý. Do đó, doanh nghiệp được toàn quyền chủ động liên hệ với các đơn vị khắc dấu tư nhân để đặt làm theo nhu cầu vận hành thực tế.
II. Doanh nghiệp có phải thông báo mẫu dấu chức danh với cơ quan nhà nước?
Bên cạnh quyền tự khắc, các nghĩa vụ thủ tục hành chính đối với loại dấu này cũng được đơn giản hóa tối đa nhằm tạo điều kiện cho doanh nghiệp:
– Không phải đăng ký hay thông báo mẫu dấu: Khác với con dấu pháp nhân trước đây phải làm thủ tục thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, dấu chức danh hoàn toàn miễn trừ thủ tục này. Doanh nghiệp khắc xong là có thể đưa vào sử dụng ngay.
– Tự quyết định hình thức và số lượng: Doanh nghiệp có quyền tự quy định về kích thước, font chữ, màu mực (xanh, đỏ hoặc đen) và số lượng con dấu chức danh cho từng bộ phận, vị trí trong công ty mà không bị giới hạn bởi bất kỳ quy chuẩn bắt buộc nào của pháp luật.
III. Quy định về quản lý và sử dụng dấu chức danh trong doanh nghiệp
Vì quyền tự quyết thuộc về doanh nghiệp, pháp luật sẽ áp dụng nguyên tắc “tự đóng, tự chịu trách nhiệm”. Để tránh các rủi ro lạm quyền hoặc giả mạo, doanh nghiệp cần lưu ý các quy tắc sử dụng sau:
– Xây dựng quy chế sử dụng nội bộ: Doanh nghiệp nên ban hành quy chế quản lý con dấu rõ ràng, quy định cụ thể ai là người được giữ dấu chức danh, những loại văn bản nào được đóng dấu chức danh và quy trình bảo quản dấu để tránh việc bị người khác tự ý đóng dấu khống.
– Giá trị chứng cứ đi liền với chữ ký: Dấu chức danh chỉ có giá trị xác thực thông tin chức vụ, họ tên của người ký và chỉ hợp pháp khi được đóng đè lên chữ ký tươi (chữ ký tay trực tiếp) hoặc chữ ký số của chính người có tên trên dấu. Nếu chỉ đóng trơ trọi dấu chức danh lên giấy mà không có chữ ký của người đó thì văn bản hoàn toàn không có giá trị pháp lý.
– Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật: Mọi giao dịch, quyết định phát sinh từ văn bản có đóng dấu chức danh của người đại diện hợp pháp đều ràng buộc trách nhiệm của chính cá nhân đó và doanh nghiệp trước pháp luật.
Tóm lại, doanh nghiệp hoàn toàn có thể khắc dấu chức danh. Quy định mở này giúp doanh nghiệp giảm thiểu gánh nặng về thủ tục hành chính, chủ động hơn trong khâu vận hành và chuẩn hóa tác phong làm việc.
Các bạn có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ lại để được tư vấn!
(Hotline: 0969 270 277)