Chào bạn; Mình là Linh nhân viên hành chính của tập đoàn HML. Mình được giao nhiệm vụ quản lý con dấu của tập đoàn; Trong đó có dấu của công đoàn. Bạn có thể tư vấn giúp mình cụ thể về cách thức quản lý và sử dụng con dấu được không?
Việc quản lý và sử dụng con dấu công đoàn trong công tác văn thư và công tác lưu trữ được quy định tại Mục 4 Quy chế về công tác văn thư và công tác lưu trữ của tổ chức Công đoàn Việt Nam ban hành kèm Quyết định 1668/QĐ-TLĐ năm 2020, cụ thể:
(1) Quản lý và sử dụng con dấu
- Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan; người đứng đầu đơn vị có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của đơn vị mình (nếu có).
- Con dấu của cơ quan, đơn vị phải được bảo quản ở trụ sở cơ quan và giao cho cán bộ văn thư giữ.
Cán bộ được giao giữ con dấu không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, đơn vị.- Bản gốc văn bản do cơ quan ban hành lưu ở văn thư cơ quan phải đóng dấu đầy đủ.
(2) Đóng dấu
- Chỉ người được giao trách nhiệm giữ con dấu mới được quyền đóng dấu; trước khi đóng dấu, phải kiểm tra lại thể thức văn bản, thẩm quyền ký, chữ ký và số bản; đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ ký mẫu đã đăng ký.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Biên bản hội nghị cơ quan có từ 2 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai.
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi khuôn dấu đóng tối đa 5 tờ giấy. Việc đóng dấu giáp lai đối với các văn bản khác, đóng dấu vào phụ lục văn bản do người ký văn bản quyết định. Dấu đóng vào phụ lục văn bản tại trang đầu, trùm lên một phần tên của phụ lục.
- Không được đóng dấu các văn bản, giấy tờ chưa có nội dung hoặc chữ ký của người có thẩm quyền, tài liệu, thư cá nhân để gửi cho các cơ quan, tổ chức hay cá nhân khác.
Dấu công đoàn là loại dấu có quy chế khắc dấu khá đặc thù; Chịu sự quản lý của cơ quan công an. Do đó, Việc sử dụng con dấu cũng cần tuân thủ nghiêm ngặt quy định của pháp luật.
Các bạn có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ lại để được tư vấn cụ thẻ!
(Hotline: 0961 896 993)