Trong quá trình hoạt động, nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ vẫn lựa chọn khắc con dấu tròn để thuận tiện trong giao dịch hàng ngày, xác nhận chứng từ và tạo sự chuyên nghiệp trước khách hàng cũng như đối tác. Tuy nhiên, một vấn đề khiến nhiều người băn khoăn là: ai mới là người có quyền quản lý và sử dụng con dấu của hộ kinh doanh? Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Hộ kinh doanh có bắt buộc phải có con dấu không?
Trước hết, cần khẳng định rằng theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh không bắt buộc phải có con dấu như các loại hình doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều hộ vẫn tự nguyện khắc dấu để phục vụ cho hoạt động ký kết hợp đồng, xác nhận chứng từ, hóa đơn hoặc tạo uy tín trong mắt khách hàng. Do con dấu không phải là yếu tố pháp lý bắt buộc, nên pháp luật không quy định cụ thể về quy trình quản lý hay người được quyền giữ dấu. Việc này sẽ do chủ hộ kinh doanh tự quyết định và chịu trách nhiệm toàn bộ, khác hẳn với doanh nghiệp nơi con dấu là công cụ pháp lý bắt buộc và phải tuân thủ quy định nghiêm ngặt.
II. Người có quyền quản lý và sử dụng con dấu hộ kinh doanh.
Theo quy định tại Điều 81 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, chủ hộ kinh doanh là người đại diện theo pháp luật của hộ. Vì vậy, chủ hộ kinh doanh là người có quyền cao nhất trong việc quản lý và sử dụng con dấu (nếu có). Cụ thể, chủ hộ kinh doanh là người chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động của hộ, bao gồm cả việc khắc, sử dụng và bảo quản con dấu; mọi văn bản, hợp đồng, hoặc chứng từ có đóng dấu hộ kinh doanh chỉ có giá trị khi có chữ ký hợp lệ của chủ hộ hoặc người được ủy quyền hợp pháp; nếu hộ kinh doanh có nhiều nhân viên, chủ hộ có thể ủy quyền bằng văn bản cho một người khác (ví dụ: kế toán, quản lý cửa hàng, hoặc người phụ trách chi nhánh) để sử dụng con dấu trong một phạm vi cụ thể, rõ ràng và có thời hạn. Như vậy, chỉ chủ hộ kinh doanh hoặc người được chủ hộ ủy quyền hợp pháp mới được phép sử dụng và quản lý con dấu một cách hợp lệ, đảm bảo tính pháp lý và trách nhiệm rõ ràng.
III. Trách nhiệm và rủi ro khi sử dụng con dấu sai quy định.
Việc sử dụng con dấu không đúng thẩm quyền hoặc vượt quá phạm vi được ủy quyền có thể dẫn đến nhiều hậu quả pháp lý, chẳng hạn như văn bản bị vô hiệu nếu người ký, người đóng dấu không có quyền hợp pháp; gây thiệt hại tài chính cho hộ kinh doanh nếu có hành vi gian lận, ký kết hợp đồng trái phép; chủ hộ vẫn phải chịu trách nhiệm về mọi hành vi do người khác sử dụng con dấu mà không kiểm soát chặt chẽ. Do đó, để đảm bảo an toàn, chủ hộ nên giữ con dấu tại nơi an toàn (ví dụ: két sắt, tủ khóa); lập sổ theo dõi việc sử dụng con dấu, ghi rõ ngày, người sử dụng, mục đích; chỉ giao con dấu cho người được tin tưởng và có văn bản ủy quyền rõ ràng, từ đó giảm thiểu rủi ro lạm dụng hoặc tranh chấp.
IV. Có cần thông báo hoặc đăng ký mẫu dấu hộ kinh doanh không?
Khác với doanh nghiệp trước đây phải thông báo mẫu dấu với Phòng Đăng ký kinh doanh, hộ kinh doanh không cần đăng ký hoặc thông báo mẫu dấu cho bất kỳ cơ quan nào. Điều này có nghĩa là việc khắc dấu, sử dụng dấu và quyết định ai được giữ dấu hoàn toàn do chủ hộ kinh doanh tự quyết định và tự chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, việc này cũng đồng nghĩa với việc chủ hộ phải quản lý chặt chẽ để tránh bị lạm dụng hoặc làm giả dấu, bởi nếu con dấu bị sử dụng sai mục đích, hậu quả pháp lý vẫn sẽ quy về chủ hộ, ảnh hưởng đến uy tín và tài chính của hộ kinh doanh.
Như vậy, pháp luật hiện hành không quy định bắt buộc hộ kinh doanh phải có con dấu, nhưng nếu có, chủ hộ kinh doanh là người duy nhất có quyền quản lý và sử dụng hợp pháp. Mọi trường hợp sử dụng con dấu bởi người khác chỉ hợp lệ khi có sự ủy quyền bằng văn bản của chủ hộ. Do đó, để tránh rủi ro, chủ hộ cần chủ động quản lý, bảo mật con dấu, đồng thời quy định rõ trách nhiệm và phạm vi sử dụng nếu có người được ủy quyền. Việc nắm rõ quyền và nghĩa vụ này sẽ giúp hộ kinh doanh vận hành chuyên nghiệp, minh bạch và hạn chế tối đa các tranh chấp pháp lý trong tương lai.
Hãy liên hệ với Chúng tôi để được sở hữu những con dấu như ý!
(Hotline: 0969 270 277)