Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, việc sử dụng dấu chữ ký cá nhân hoặc dấu chữ ký chức danh ngày càng phổ biến nhằm thuận tiện cho việc ký duyệt hồ sơ, chứng từ và hợp đồng nội bộ. Tuy nhiên, khi nhân sự nghỉ việc hoặc thay đổi vị trí, nếu không có quy trình bàn giao, bảo quản và thu hồi dấu chữ ký chặt chẽ thì có thể dẫn đến rủi ro về pháp lý, thất thoát tài sản hoặc làm ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Vì sao cần quản lý và thu hồi dấu chữ ký khi nhân sự nghỉ việc?
Dấu chữ ký là công cụ đại diện cho thẩm quyền và trách nhiệm của người được cấp quyền sử dụng. Khi nhân sự nghỉ việc, nếu dấu này không được bàn giao hoặc thu hồi đúng quy trình thì có thể bị lợi dụng để ký khống hoặc giả mạo chứng từ, hợp đồng, từ đó dẫn đến rủi ro pháp lý, ảnh hưởng đến uy tín và tài chính doanh nghiệp, đồng thời gây mất kiểm soát trong hệ thống quản lý hồ sơ, đặc biệt ở các vị trí liên quan đến tài chính, hành chính hoặc nhân sự. Do đó, việc thu hồi dấu chữ ký là một bước bắt buộc trong quy trình nghỉ việc, nhằm bảo vệ quyền lợi của cả cá nhân và doanh nghiệp.
II. Quy trình bàn giao, thu hồi dấu chữ ký khi nhân sự nghỉ việc.
Bước đầu tiên là kiểm kê và lập biên bản bàn giao, trong đó nhân sự nghỉ việc cần bàn giao lại toàn bộ công cụ, tài sản được giao, bao gồm dấu chữ ký. Biên bản bàn giao phải ghi rõ loại dấu chữ ký (dấu chức danh, dấu cá nhân, dấu liên quan đến bộ phận…), tình trạng sử dụng (còn mực, còn nguyên vẹn, đã hư hỏng…) và có chữ ký xác nhận rõ ràng của người bàn giao và người nhận bàn giao. Tiếp theo, bộ phận quản lý (thường là phòng Hành chính – Nhân sự hoặc Văn thư) cần kiểm tra lại các hồ sơ, chứng từ đã sử dụng dấu trong thời gian gần nhất để tránh sai sót hoặc bị lợi dụng trong giai đoạn chuyển giao. Sau khi bàn giao, dấu chữ ký nên được niêm phong và lưu trữ tại bộ phận quản lý dấu; trường hợp nhân sự giữ dấu trong phạm vi công việc riêng (ví dụ trưởng phòng, kế toán trưởng…), doanh nghiệp cần có quyết định thu hồi chính thức. Cuối cùng, doanh nghiệp cần cập nhật danh sách người được phép sử dụng dấu chữ ký để tránh nhầm lẫn; nếu có nhân sự mới thay thế, cần ra quyết định ủy quyền hoặc cấp dấu mới kèm theo quy chế sử dụng rõ ràng.
III. Cách bảo quản dấu chữ ký trong nội bộ doanh nghiệp.
Dấu chữ ký phải được bảo quản tại nơi an toàn, có người chịu trách nhiệm trực tiếp (thường là văn thư hoặc người được ủy quyền), đồng thời hạn chế để nhiều người cùng sử dụng một dấu, trừ khi có sổ theo dõi sử dụng rõ ràng. Không sử dụng dấu chữ ký cho mục đích cá nhân hoặc bên ngoài phạm vi công việc, và nên định kỳ kiểm tra, thay mực và bảo trì dấu để đảm bảo tính rõ nét, tránh giả mạo.
Lưu ý: Nếu dấu chữ ký có liên quan đến chữ ký pháp nhân hoặc người đại diện theo pháp luật, việc thu hồi cần đi kèm thông báo nội bộ hoặc quyết định thay đổi người ký. Trong trường hợp dấu bị mất, hư hỏng hoặc nghi ngờ bị sử dụng sai mục đích, doanh nghiệp cần lập biên bản và báo cáo ngay cho cấp quản lý để xử lý. Khi nhân sự nghỉ việc có yếu tố nhạy cảm (ví dụ nghỉ do kỷ luật hoặc tranh chấp), việc thu hồi dấu nên có chứng kiến của bên thứ ba nhằm đảm bảo tính minh bạch.
Quản lý và thu hồi dấu chữ ký khi nhân sự nghỉ việc không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần, mà là một biện pháp bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro pháp lý và uy tín. Do đó, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng quy chế quản lý dấu chữ ký rõ ràng, quy định cụ thể trách nhiệm của từng cá nhân trong việc bảo quản, bàn giao và sử dụng dấu. Thực hiện đúng quy trình này giúp đảm bảo hoạt động nội bộ luôn minh bạch, an toàn và chuyên nghiệp.
Hãy liên hệ với Chúng tôi để được sở hữu những con dấu như ý!
(Hotline: 0969 270 277)