Trong quá trình làm việc, nhiều doanh nghiệp hoặc cá nhân thường gặp tình huống cần ký và đóng dấu gấp trên hồ sơ, hợp đồng hoặc giấy tờ nội bộ. Khi đó, có người chọn cách đóng dấu chữ ký trước, rồi sau đó người có thẩm quyền sẽ ký tươi lên tài liệu để tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, cách làm này có thật sự đúng quy định và đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản hay không? Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Phân biệt giữa “dấu chữ ký” và “chữ ký tươi”.
Dấu chữ ký là con dấu được khắc theo mẫu chữ ký thật của cá nhân, dùng để thay thế việc ký tay trong một số trường hợp nhất định, thường được sử dụng cho các hồ sơ hành chính nội bộ, phiếu xuất – nhập kho, chứng từ kế toán hoặc các văn bản không mang tính pháp lý cao.
Ngược lại, chữ ký tươi là chữ ký viết trực tiếp bằng tay của người có thẩm quyền trên văn bản, đây là hình thức xác nhận ý chí và trách nhiệm pháp lý của người ký đối với nội dung tài liệu. Hai loại chữ ký này tuy có hình thức tương tự, nhưng giá trị pháp lý hoàn toàn khác nhau: dấu chữ ký chỉ có giá trị thay thế khi được người có thẩm quyền cho phép và sử dụng đúng mục đích, còn chữ ký tươi luôn là yếu tố thể hiện ý chí cá nhân, được pháp luật công nhận rõ ràng.
II. Có được đóng dấu chữ ký trước rồi ký tươi sau không?
Về nguyên tắc, việc đóng dấu chữ ký trước rồi ký tươi sau là không được khuyến khích vì có thể làm phát sinh rủi ro trong việc kiểm soát tài liệu và xác định tính xác thực của chữ ký. Nếu dấu chữ ký được đóng trước khi người có thẩm quyền kiểm tra nội dung văn bản, điều đó đồng nghĩa với việc chưa có sự đồng ý chính thức, nên dễ dẫn đến sai sót hoặc tranh chấp pháp lý sau này; trong trường hợp người khác tự ý đóng dấu chữ ký thay cho người ký thật, hành vi này có thể bị xem là giả mạo chữ ký, làm mất hiệu lực của văn bản; việc ký tươi sau khi đã đóng dấu chữ ký còn có thể khiến văn bản mất tính nhất quán, vì khó chứng minh được trình tự ký – đóng dấu đúng quy định. Do đó, cách làm an toàn và đúng nhất là người ký phải xem xét và ký tươi trước, sau đó mới được phép đóng dấu chữ ký hoặc dấu chức danh (nếu có) để xác nhận giá trị của tài liệu.
III. Trường hợp ngoại lệ được phép dùng dấu chữ ký thay cho ký tươi.
Một số đơn vị vẫn có thể sử dụng dấu chữ ký thay cho ký tươi, nhưng cần đảm bảo các điều kiện sau: có quy chế nội bộ hoặc văn bản ủy quyền rõ ràng, nêu cụ thể phạm vi, mục đích và loại tài liệu được phép sử dụng dấu chữ ký; việc đóng dấu được thực hiện bởi người được ủy quyền hoặc bộ phận hành chính – văn thư theo quy trình kiểm soát chặt chẽ; dấu chữ ký không được sử dụng cho hợp đồng, hồ sơ pháp lý, tài liệu có yếu tố ràng buộc trách nhiệm tài chính hoặc hành chính; khi cần kết hợp cả dấu chữ ký và chữ ký tươi trên cùng một văn bản, bắt buộc chữ ký tươi phải được thực hiện trước, dấu chữ ký chỉ mang tính xác nhận hoặc đóng dấu lưu hành.
IV. Rủi ro nếu đóng dấu chữ ký trước, ký tươi sau.
Việc đóng dấu trước có thể dẫn đến mất giá trị pháp lý vì văn bản có thể bị xem là không hợp lệ nếu không chứng minh được người ký đã thực sự đồng ý trước khi đóng dấu; đồng thời tạo rủi ro giả mạo khi người khác có thể lợi dụng việc giữ dấu để đóng trước khi người ký thật xem nội dung; điều này còn ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp nếu xảy ra sai sót, khiến doanh nghiệp mất lòng tin từ đối tác hoặc bị quy trách nhiệm pháp lý; cuối cùng, việc quản lý tài liệu theo trình tự sai khiến bộ phận kiểm soát nội bộ gặp khó khăn trong việc xác minh chứng từ.
Về nguyên tắc pháp lý và thực tiễn, không nên và không được phép đóng dấu chữ ký trước rồi ký tươi sau. Trình tự đúng phải là người có thẩm quyền ký tươi trước, sau đó mới được đóng dấu chữ ký hoặc dấu chức danh (nếu cần). Việc tuân thủ quy trình này giúp đảm bảo tính xác thực, hợp pháp và uy tín của mọi tài liệu trong doanh nghiệp. Để tránh sai sót, mỗi đơn vị nên ban hành quy định nội bộ về việc sử dụng dấu chữ ký, đồng thời quản lý chặt chẽ quyền giữ và sử dụng dấu nhằm ngăn ngừa rủi ro, bảo vệ lợi ích hợp pháp của cả cá nhân và tổ chức.
Hãy liên hệ với Chúng tôi để được sở hữu những con dấu như ý!
(Hotline: 0969 270 277)