Trong thời đại số hóa và tự động hóa công việc, nhiều doanh nghiệp, tổ chức đã sử dụng dấu chữ ký thay cho chữ ký tay để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính thống nhất trên hồ sơ, giấy tờ. Tuy nhiên, khi nộp hồ sơ đến các cơ quan nhà nước — đặc biệt là các hồ sơ xin cấp phép, đăng ký, hay phê duyệt chính thức — không ít người thắc mắc liệu dấu chữ ký có được chấp nhận hay không. Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Dấu chữ ký là gì và khác gì so với chữ ký tươi, chữ ký số?
Dấu chữ ký là con dấu được khắc mô phỏng theo chữ ký tay của cá nhân, khi đóng dấu lên văn bản thì thể hiện hình ảnh giống chữ ký thật nhưng không mang giá trị xác nhận ý chí của người ký nếu không có sự đồng ý hoặc ủy quyền rõ ràng.
Ngược lại, chữ ký tươi là chữ ký viết trực tiếp bằng tay, thể hiện ý chí và trách nhiệm pháp lý của người ký đối với nội dung tài liệu, đây là loại chữ ký có giá trị pháp lý cao nhất trong hồ sơ giấy truyền thống.
Còn chữ ký số là dạng chữ ký điện tử được mã hóa bằng công nghệ, có chứng thực bởi tổ chức cung cấp chứng thư số, khi sử dụng đúng quy định thì có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay. Từ sự khác biệt này, có thể thấy dấu chữ ký chỉ là hình thức sao chép chữ ký, chứ không thể hiện ý chí pháp lý như chữ ký thật hoặc chữ ký số.
II. Cơ quan nhà nước có chấp nhận dấu chữ ký trên hồ sơ xin cấp phép không?
Theo quy định hiện hành về quản lý và sử dụng con dấu, cũng như quy trình tiếp nhận hồ sơ hành chính, cơ quan nhà nước không chấp nhận hồ sơ có sử dụng dấu chữ ký thay cho chữ ký thật trong các thủ tục pháp lý chính thức. Cụ thể, hồ sơ xin cấp phép, đăng ký kinh doanh, công bố sản phẩm, cấp giấy chứng nhận, hoặc các thủ tục hành chính khác đều yêu cầu người có thẩm quyền phải ký tươi hoặc ký số; dấu chữ ký không được xem là hình thức xác nhận hợp pháp, vì nó có thể bị sao chép, đóng thay hoặc sử dụng sai mục đích; cơ quan tiếp nhận hồ sơ có quyền từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, ký lại nếu phát hiện chữ ký là dấu khắc, không phải chữ ký tươi hoặc chữ ký số hợp lệ. Tóm lại, trong hồ sơ hành chính hoặc xin cấp phép, chỉ có chữ ký tươi hoặc chữ ký số được công nhận, còn dấu chữ ký chỉ có thể sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, không có giá trị pháp lý khi làm việc với cơ quan nhà nước.
III. Khi nào có thể sử dụng dấu chữ ký hợp pháp?
Mặc dù không được chấp nhận trong hồ sơ pháp lý, dấu chữ ký vẫn có thể được sử dụng trong một số trường hợp nội bộ như ký trên các chứng từ hành chính nội bộ (đề xuất, phiếu xuất – nhập kho, phiếu thanh toán…), ký tài liệu lưu hành nội bộ, không gửi ra bên ngoài hoặc không mang tính pháp lý, ký tạm thời trong thời gian người có thẩm quyền vắng mặt, nhưng phải có văn bản ủy quyền cụ thể và chỉ sử dụng trong phạm vi được phép. Việc sử dụng dấu chữ ký trong những trường hợp này giúp tiết kiệm thời gian, thống nhất mẫu chữ ký, đồng thời giảm tải công việc hành chính, nhưng vẫn cần quản lý và theo dõi chặt chẽ để tránh bị lợi dụng.
IV. Giải pháp thay thế hợp pháp cho dấu chữ ký.
Nếu doanh nghiệp muốn thuận tiện mà vẫn hợp lệ khi nộp hồ sơ điện tử hoặc giấy tờ cho cơ quan nhà nước, có thể áp dụng chữ ký số được chứng thực — đây là giải pháp hợp pháp và được chấp nhận trong mọi giao dịch điện tử, có giá trị tương đương chữ ký tay; quy trình ký duyệt nội bộ điện tử bằng cách sử dụng phần mềm quản lý văn bản hoặc hệ thống ERP để ký duyệt online, đảm bảo tính xác thực và lưu vết điện tử rõ ràng; sử dụng chữ ký tươi scan kèm dấu tròn công ty, trong một số trường hợp nhất định (nộp hồ sơ online dạng bản mềm), cơ quan vẫn chấp nhận chữ ký tươi đã được scan kèm dấu tròn hợp lệ.
Như vậy, cơ quan nhà nước không chấp nhận dấu chữ ký trên hồ sơ xin cấp phép, bởi đây chỉ là hình thức mô phỏng, không thể hiện ý chí và trách nhiệm pháp lý của người ký. Để hồ sơ được công nhận hợp lệ, người có thẩm quyền cần ký tươi hoặc ký số theo quy định. Dấu chữ ký chỉ nên được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, tránh dùng cho các văn bản pháp lý chính thức. Việc hiểu đúng và tuân thủ quy định về chữ ký không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị trả hồ sơ, mà còn đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp và chuyên nghiệp trong mọi giao dịch hành chính.
Hãy liên hệ với Chúng tôi để được sở hữu những con dấu như ý!
(Hotline: 0969 270 277)