Trong bối cảnh đất nước có nhiều chuyển biến mang tính bước ngoặt; Đặc biệt là chủ trương sáp nhập tỉnh, bỏ quận (huyện). Việc sử dụng con dấu tròn công ty hiện nay đang được đặc biệt quan tâm.
- Nguyên tắc sử dụng dấu tròn công ty sau sáp nhập tỉnh.
Theo Luật Doanh nghiệp 2020 (Điều 43) và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp:
- Doanh nghiệp tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu.
- Khi có thay đổi tên, địa chỉ trụ sở chính do điều chỉnh địa giới hành chính, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Sở KH&ĐT nơi đặt trụ sở.
- Sau khi đăng ký thay đổi, doanh nghiệp được quyền quyết định việc làm con dấu mới và không bắt buộc phải nộp lại con dấu cũ cho cơ quan công an như trước đây.
Theo đó; Doanh nghiệp có thể có dấu cũ theo tên địa danh trước sáp nhập và dấu mới tên địa danh sau sáp nhập.
- Tính hợp lệ của dấu tròn công ty cũ sau khi sáp nhập tỉnh.
- Khi đã thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ theo địa giới hành chính mới, mọi giao dịch pháp lý chính thức (hợp đồng, văn bản gửi cơ quan nhà nước…) nên sử dụng dấu mới để đồng bộ thông tin với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Dấu cũ không còn phù hợp với thông tin đăng ký, nên nếu tiếp tục dùng dấu cũ sau thời điểm thay đổi, có thể: Bị cơ quan tiếp nhận hồ sơ hành chính từ chối do không thống nhất thông tin. Gây khó khăn khi đối chiếu pháp lý về thời điểm ký kết, địa chỉ, địa danh. Có thể tiềm ẩn rủi ro tranh chấp hợp đồng.
👉 Thông thường, dấu cũ chỉ được sử dụng cho các văn bản nội bộ, văn bản lưu trữ, hoặc để hoàn tất các giao dịch đã ký trước thời điểm sáp nhập.
- Việc sử dụng con dấu tròn công ty cũ và mới trong bối cảnh sáp nhập tỉnh.
Doanh nghiệp có thể giữ và sử dụng song song trong một giai đoạn chuyển tiếp, với điều kiện:
- Văn bản có sử dụng dấu cũ phải kèm theo phụ lục giải trình hoặc dấu mới/giấy xác nhận để đảm bảo tính liên tục.
- Không được dùng dấu cũ cho các văn bản mới phát sinh sau khi đã cập nhật đăng ký địa chỉ.
- Một số địa phương (ví dụ sau đợt sáp nhập huyện vào TP. Thủ Đức năm 2021) đã cho phép doanh nghiệp sử dụng dấu cũ tạm thời trong 3–6 tháng, nhưng phải làm thủ tục khắc dấu mới sớm.
👉 Khuyến nghị: Nên đăng ký dấu mới ngay sau khi cập nhật địa chỉ và ban hành văn bản nội bộ thông báo ngừng sử dụng dấu cũ từ một thời điểm nhất định.
- Những lưu ý cần thiết khi sử dụng dấu tròn khi sáp nhập tỉnh.
- Hóa đơn điện tử: chỉ ghi theo địa chỉ đăng ký thuế hiện tại → nếu địa danh thay đổi thì bắt buộc cập nhật địa chỉ trước khi phát hành hóa đơn mới.
- Hợp đồng ký trước: nếu tiếp tục thực hiện sau sáp nhập, nên lập phụ lục hợp đồng ghi rõ địa chỉ mới và đóng dấu mới để tránh tranh chấp.
- Hồ sơ gửi cơ quan nhà nước: sử dụng dấu cũ có thể bị trả hồ sơ nếu không phù hợp với giấy phép đăng ký mới.
Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ để được hỗ trợ!
(Hotline: 0969 270 277)