Năm 2025, khi Việt Nam đẩy mạnh chuyển đổi số và cải cách hành chính, việc sử dụng con dấu trong doanh nghiệp vẫn giữ vai trò quan trọng song hành cùng chữ ký số. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa dấu chữ ký và dấu tròn công ty, dẫn đến sai sót trong ký kết hợp đồng, nộp hồ sơ thuế hoặc giao dịch ngân hàng. Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu về hai loại dấu này nhé!
I. Dấu chữ ký là gì?
Dấu chữ ký là con dấu được khắc sẵn chữ ký tay của người đại diện theo pháp luật (Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch HĐQT…). Thường có dạng chữ nhật hoặc oval, chỉ chứa duy nhất chữ ký viết tay, không ghi tên công ty, mã số thuế, địa chỉ hay logo.
Dấu chữ ký giúp ký nhanh trên hóa đơn GTGT, phiếu thu/chi, biên bản bàn giao nội bộ, ủy quyền cho kế toán trưởng, thủ kho, nhân viên hành chính ký thay lãnh đạo trên tài liệu không bắt buộc dấu tròn.
Dấu chữ ký không thay thế chữ ký tay trong các văn bản quan trọng như hợp đồng, tờ khai thuế, công văn nhà nước và chỉ có giá trị khi có quyết định ủy quyền bằng văn bản từ người đại diện pháp luật.
II. Dấu tròn công ty là gì?
Dấu tròn công ty là dấu pháp nhân chính thức, được đăng ký tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Thường có dạng hình tròn, có ghi tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính.
Dấu tròn công ty được sử dụng để xác nhận tính hợp pháp và hiệu lực của văn bản đối ngoại: hợp đồng, công văn, tờ khai thuế, hồ sơ ngân hàng.
Hiện nay theo quy định của pháp luật thì doanh nghiệp được quyền chủ động khắc dấu nhưng phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh về hình thức và số lượng khi làm con dấu doanh nghiệp.
III. Sự khác biệt giữa dấu chữ ký và dấu tròn công ty.
Dấu chữ chữ ký về bản chất là hình ảnh chữ ký của cá nhân được khắc lại, do cá nhân như Giám đốc, kế toán trưởng hay trưởng phòng sử dụng, thể hiện ý chí cá nhân mà không xác nhận tư cách pháp nhân, thường dùng thay chữ ký tay trong nội bộ hoặc văn bản cá nhân, không bắt buộc đăng ký mà doanh nghiệp tự khắc và tự quản lý, có thể là dấu cao su, dấu đồng hoặc thậm chí chữ ký điện tử.
Ngược lại, dấu tròn công ty là con dấu đại diện cho pháp nhân công ty, thuộc về doanh nghiệp với tư cách pháp nhân, thể hiện ý chí pháp nhân và xác nhận tính pháp lý của văn bản, được dùng trong hợp đồng, công văn, giấy tờ pháp lý, doanh nghiệp tự quyết mẫu dấu nhưng phải lưu hành nhất quán, thường có hình tròn khắc tên và mã số thuế của doanh nghiệp
Tóm lại, dấu chữ ký và dấu tròn công ty đều có vai trò riêng trong hoạt động của doanh nghiệp, nhưng khác nhau về bản chất và giá trị pháp lý. Dấu chữ ký thể hiện ý chí cá nhân, còn dấu tròn đại diện cho pháp nhân công ty. Doanh nghiệp cần sử dụng đúng loại dấu trong từng trường hợp cụ thể để đảm bảo văn bản hợp lệ, giao dịch hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý.
Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ lại để được tư vấn cụ thể!
(Hotline: 0969 270 277)