Năm 2025, khi Việt Nam tiếp tục thúc đẩy chuyển đổi số với hơn 95% doanh nghiệp áp dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử, câu hỏi “Dấu chữ ký có giá trị pháp lý như chữ ký tay không?” vẫn là thắc mắc phổ biến của hàng triệu chủ doanh nghiệp. Việc sử dụng sai có thể dẫn đến hợp đồng vô hiệu, phạt thuế nặng hoặc tranh chấp pháp lý. Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Khái niệm dấu chữ ký và “chữ ký tươi”.
Dấu chữ ký là con dấu được khắc sẵn hình dạng chữ ký của một cá nhân. Khi đóng dấu này lên văn bản, nhìn bằng mắt thường nó giống chữ ký thật, nhưng thực tế không phải do người ký trực tiếp thực hiện tại thời điểm đó.
“Chữ ký tươi” là chữ ký được người có thẩm quyền ký trực tiếp bằng tay trên văn bản gốc, thường bằng bút mực. Đây là cách xác nhận truyền thống, thể hiện ý chí và sự đồng thuận của người ký đối với nội dung tài liệu.
II. Giá trị pháp lý của dấu chữ ký và “chữ ký tươi”.
Theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành, đặc biệt là Bộ luật Dân sự 2015, Luật Giao dịch điện tử 2023 (sửa đổi, có hiệu lực từ 1/7/2024) và Nghị định 99/2022/NĐ-CP, một chữ ký chỉ có giá trị pháp lý khi thể hiện rõ ý chí của người ký và có thể xác định được danh tính của người đó.
“Chữ ký tươi” có giá trị pháp lý vì thể hiện trực tiếp ý chí, trách nhiệm và sự xác nhận của người ký. Cá nhân ký trực tiếp chịu trách nhiệm 100%.
Dấu chữ ký có giá trị hạn chế hơn chữ ký tay, chỉ có giá trị pháp lý nếu được người có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản hoặc được sử dụng trong phạm vi nội bộ doanh nghiệp theo quy chế riêng.
Về giá trị pháp lý, “chữ ký tươi” có hiệu lực tuyệt đối nhờ thể hiện ý chí trực tiếp của cá nhân, trong khi dấu chữ ký chỉ mang giá trị hạn chế và đòi hỏi phải có ủy quyền rõ ràng. “Chữ ký tươi” áp dụng cho tất cả văn bản từ hợp đồng, tờ khai thuế đến hồ sơ tòa án, còn dấu chữ ký chỉ phù hợp với tài liệu nội bộ như hóa đơn lẻ hay phiếu thu chi. Việc sử dụng “chữ ký tươi” không cần bất kỳ ủy quyền nào, nhưng dấu chữ ký bắt buộc phải kèm quyết định ủy quyền và danh sách người được phép đóng. Rủi ro vô hiệu hóa hoàn toàn không tồn tại với “chữ ký tươi”, song rất cao với dấu chữ ký nếu thiếu thủ tục ủy quyền. Về thời gian, “ chữ ký tươi” mất 2-3 giờ để xử lý 1.000 tài liệu, trong khi dấu chữ ký chỉ cần vài giây mỗi tài liệu, giúp tăng tốc đáng kể quy trình nội bộ.
Tóm lại, với 99% doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử và chữ ký số phổ biến ở 85% giao dịch, dấu chữ ký không có giá trị pháp lý bằng “chữ ký tươi” trong các văn bản quan trọng, nhưng vẫn là công cụ thiết yếu giúp lãnh đạo tiết kiệm 2-3 giờ/ngày, giảm sai sót 70% trong xử lý hóa đơn nội bộ.
Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ lại để được tư vấn cụ thể!
(Hotline: 0969 270 277)