Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp sử dụng song song cả dấu tròn công ty và dấu dập nổi để đóng trên hồ sơ, hợp đồng, hóa đơn hoặc giấy tờ nội bộ. Tuy nhiên, không ít người thắc mắc: dấu dập nổi có thể thay thế hoàn toàn cho dấu tròn công ty hay không? Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Dấu dập nổi là gì?
Dấu dập nổi (còn gọi là dấu khô) là loại dấu được ép trực tiếp lên giấy, tạo thành hình nổi mà không dùng mực in. Dấu này thường được chế tạo bằng kim loại, cho hình ảnh nổi lên bề mặt giấy – thường là logo, tên doanh nghiệp, hoặc thông tin nhận diện.
Khác với dấu mực thông thường, dấu dập nổi chỉ nhìn rõ dưới ánh sáng nghiêng và không thể sao chụp qua máy photocopy hoặc scan rõ ràng. Vì vậy, nó chủ yếu dùng để chống giả mạo, xác nhận bản gốc, hoặc trang trí trên tài liệu chính thức như bằng khen, chứng chỉ, giấy chứng nhận, hoặc bản công chứng.
II. Dấu tròn công ty là gì?
Dấu tròn công ty là dấu pháp nhân chính thức, được đăng ký tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Thường có dạng hình tròn, có ghi tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính. Dấu tròn công ty được sử dụng để xác nhận tính hợp pháp và hiệu lực của văn bản đối ngoại: hợp đồng, công văn, tờ khai thuế, hồ sơ ngân hàng.
Hiện nay theo quy định của pháp luật thì doanh nghiệp được quyền chủ động khắc dấu nhưng phải thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh về hình thức và số lượng khi làm con dấu doanh nghiệp.
III. Dấu dập nổi có thể thay thế dấu tròn không?
Dấu dập nổi không thể thay thế hoàn toàn dấu tròn công ty. Dấu dập nổi không được pháp luật công nhận là con dấu pháp nhân, vì vậy nó không thể sử dụng thay cho dấu tròn công ty trong bất kỳ giao dịch, hợp đồng hay hồ sơ nào gửi đến cơ quan nhà nước.
Về mặt pháp lý, Luật Doanh nghiệp chỉ thừa nhận còn dấu có mã số doanh nghiệp hoặc dấu điện tử hợp pháp mới là dấu pháp nhân chính thức. Dấu dập nổi không đáp ứng được yêu cầu này.
Dấu dập nổi khi sử dụng thường chỉ mang tính bảo mật, chống sao chép và làm đẹp hồ sơ, hoàn toàn không có giá trị xác nhận pháp lý như dấu tròn.
Trong thực tế, một số doanh nghiệp vẫn dùng dấu dập nổi trên hồ sơ nội bộ hoặc đóng lên bản sao để đánh dấu “bản chính”. Tuy nhiên, khi nộp ra cơ quan nhà nước hoặc ký kết hợp đồng, dấu tròn công ty hoặc chữ ký số hợp lệ vẫn là bắt buộc.
IV. Sử dụng dấu dập nổi khi nào thì hợp lý?
Mặc dù không thể thay thế dấu tròn, dấu dập nổi vẫn mang lại giá trị nhất định trong một số trường hợp cụ thể.
Doanh nghiệp thường dùng dấu dập nổi để xác nhận bản gốc, bằng cách ép nổi lên các tài liệu chính thức nhằm dễ dàng phân biệt với bản sao photocopy. Ngoài ra, nó giúp tạo tính chuyên nghiệp và sang trọng cho các tài liệu quan trọng như chứng nhận thành tích, bằng khen hay thư mời, đồng thời tăng khả năng chống làm giả nhờ đặc tính khó sao chép. Trong hồ sơ nội bộ, một số công ty vẫn áp dụng dấu dập nổi để đóng lên phiếu thu, phiếu chi hoặc quyết định nhân sự, miễn là không đưa ra cơ quan bên ngoài.
Tóm lại, để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro, dấu tròn vẫn là lựa chọn bắt buộc, còn dấu dập nổi chỉ mang giá trị bổ trợ trong hoạt động quản trị và trình bày hồ sơ nội bộ của doanh nghiệp.
Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ lại để được tư vấn cụ thể!
(Hotline: 0969 270 277)