Trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, đặc biệt tại các bộ phận kế toán, hành chính – văn phòng, pháp chế hay kỹ thuật – xây dựng, con dấu “Đã thẩm tra” xuất hiện rất thường xuyên để xác nhận tài liệu đã được kiểm tra kỹ lưỡng. Tuy nhiên, nhiều kế toán trưởng, cán bộ hành chính và giám đốc vẫn còn băn khoăn rằng liệu có được đóng dấu “Đã thẩm tra” cùng với dấu tròn pháp nhân của công ty trên cùng một tờ giấy hay không, và việc đóng chồng lên như vậy có làm ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của văn bản không. Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Dấu “Đã thẩm tra” và dấu tròn công ty là gì?
Dấu “Đã thẩm tra” thuộc loại dấu nghiệp vụ nội bộ, chỉ mang tính chất xác nhận rằng hồ sơ, chứng từ, báo cáo hoặc tài liệu nào đó đã được bộ phận chuyên môn hoặc cá nhân có trách nhiệm rà soát, đối chiếu, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và phù hợp với quy định nội bộ trước khi chuyển bước tiếp theo. Đây không phải là con dấu pháp nhân, không có giá trị chứng thực pháp lý độc lập và cũng không bắt buộc phải đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an.
Dấu tròn công ty (hay còn gọi là con dấu pháp nhân) là con dấu chính thức thể hiện tư cách pháp lý của doanh nghiệp, được làm theo mẫu đã đăng ký tại Cơ quan Đăng ký kinh doanh. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, dấu tròn được sử dụng để xác nhận tính hợp pháp và cam kết trách nhiệm của doanh nghiệp đối với các văn bản quan trọng như hợp đồng, quyết định, nghị quyết Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị, công văn gửi cơ quan nhà nước, hóa đơn, chứng từ kế toán đặc thù và nhiều loại giấy tờ khác mà pháp luật hoặc đối tác yêu cầu phải có dấu pháp nhân.
II. Dấu “Đã thẩm tra” có thể dùng cùng dấu tròn hay không?
Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 99/2024/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp và các văn bản liên quan hoàn toàn không cấm doanh nghiệp sử dụng các con dấu nghiệp vụ nội bộ như “Đã thẩm tra”, “Đã kiểm tra”, “Đã đối chiếu”, “Đã phê duyệt”… Đồng thời, pháp luật không quy định giới hạn số lượng con dấu được đóng trên cùng một văn bản. Chỉ cần việc đóng các dấu này phục vụ mục đích quản lý nội bộ hợp lý, không làm sai lệch nội dung, không gây hiểu lầm rằng dấu nghiệp vụ có giá trị pháp lý ngang dấu tròn thì đều được chấp nhận. Vì vậy, việc đóng dấu “Đã thẩm tra” cùng với dấu tròn công ty là hoàn toàn hợp pháp.
Thực tế có ba tình huống phổ biến mà doanh nghiệp thường sử dụng đồng thời cả hai loại dấu:
Thứ nhất, với các tài liệu nội bộ trước khi ban hành chính thức như báo cáo tài chính nội bộ, kế hoạch kinh doanh, dự toán chi phí… Bộ phận chuyên môn sẽ đóng dấu “Đã thẩm tra” để xác nhận số liệu đã được kiểm tra kỹ, sau đó lãnh đạo ký duyệt và đóng dấu tròn để văn bản chính thức có hiệu lực lưu hành nội bộ hoặc gửi đối tác.
Thứ hai, đối với hồ sơ nộp cho cơ quan nhà nước hoặc đối tác bên ngoài như hồ sơ quyết toán công trình xây dựng, hồ sơ hoàn công, bộ hồ sơ đấu thầu, báo cáo tài chính kèm báo cáo kiểm toán… Dấu “Đã thẩm tra” thể hiện trách nhiệm của phòng ban chuyên môn đã kiểm tra kỹ lưỡng, còn dấu tròn khẳng định doanh nghiệp chịu trách nhiệm pháp lý về toàn bộ nội dung tài liệu đó.
Thứ ba, trong các doanh nghiệp lớn có hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, việc dùng cả hai dấu giúp phân định rõ trách nhiệm: người thẩm tra chịu trách nhiệm về tính chính xác chuyên môn, còn người ký và đóng dấu tròn chịu trách nhiệm cuối cùng trước pháp luật và đối tác.
III. Dùng chung dấu “ĐÃ THẨM TRA” và dấu tròn có làm thay đổi giá trị pháp lý không?
- Dấu “Đã thẩm tra” không làm tăng hay giảm giá trị pháp lý
Dấu “Đã thẩm tra” chỉ là công cụ quản lý nội bộ, không có giá trị chứng thực pháp lý độc lập. Do đó, dù có đóng dấu này hay không thì hiệu lực pháp lý của văn bản vẫn chỉ phụ thuộc vào chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu tròn công ty (đối với văn bản bắt buộc phải có dấu theo quy định).
- Dấu tròn mới là yếu tố quyết định hiệu lực pháp lý
Chỉ khi có đủ chữ ký hợp lệ của người đại diện theo pháp luật và dấu tròn công ty thì văn bản mới được coi là được doanh nghiệp chính thức ban hành và chịu trách nhiệm. Nếu một văn bản chỉ có dấu “Đã thẩm tra” mà thiếu dấu tròn (trong trường hợp pháp luật hoặc quy chế yêu cầu phải có dấu tròn) thì văn bản đó sẽ không có giá trị pháp lý.
Như vậy, dấu “Đã thẩm tra” hoàn toàn có thể và được khuyến khích sử dụng cùng với dấu tròn công ty mà không vi phạm bất kỳ quy định pháp luật nào hiện hành. Hai loại dấu này có bản chất và chức năng khác nhau: dấu “Đã thẩm tra” phục vụ kiểm soát chất lượng nội bộ, còn dấu tròn xác nhận giá trị pháp lý và trách nhiệm của doanh nghiệp. Khi sử dụng đúng mục đích và có quy chế rõ ràng, việc kết hợp cả hai sẽ giúp nâng cao tính minh bạch, trách nhiệm từng khâu và góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ lại để được tư vấn cụ thể!
(Hotline: 0969 270 277)