Gần đây; Chúng tôi nhận được rất nhiều câu hỏi về việc khắc lại dấu tròn công ty do bị hỏng. Trong đó; Đa phần là hỏi về việc khắc dấu tròn công ty mới có bắt buộc phải giống dấu cũ hay không? Khắc dấu Việt Tín bằng kinh nghiệm pháp lý và thực tiễn trong việc khắc dấu xin chia sẻ với các bạn thông tin sau:
- Quy định của pháp luật về khắc dấu tròn công ty năm 2025.
- Luật Doanh nghiệp 2020; Nghị định 01/2021/NĐ-CP; Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Quy định cho phép doanh nghiệp tự quyết về số lượng, hình thức và nội dung con dấu. Doanh nghiệp tự khắc và chịu trách nhiệm về dấu của đơn vị mình.
- Dấu mới có hiệu lực ngay khi khắc xong (hoặc khi mua chữ ký số xong) — không phải chờ cơ quan đăng ký. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, tính trung thực của con dấu dùng trong giao dịch
- Các văn bản, hợp đồng đã ký bằng dấu cũ vẫn có giá trị pháp lý nếu không có chứng cứ gian lận; việc đổi mẫu dấu không tự động vô hiệu hợp đồng trước đó. (Điều này dựa trên nguyên tắc trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp trong giao kết.)
- Khi nào doanh nghiệp cần khắc mẫu dấu tròn công ty cũ giống mẫu dấu mới.
- Những trường hợp nên khắc giống mẫu dấu cũ: Muốn đảm bảo liên tục hồ sơ (giấy tờ đã đóng dấu trước đó dễ đối chiếu). Các đối tác, ngân hàng, cơ quan thường nhận diện bằng mẫu dấu cũ (tránh nghi ngờ, chậm trễ). Công ty có thủ tục nội bộ/đối tác yêu cầu mẫu dấu cố định (ví dụ: mẫu dấu của nhà thầu, hợp đồng khung).
- Những trường hợp nên thay đổi mẫu dấu: Muốn thay logo, cập nhật mã số, hoặc chuyển nhận diện thương hiệu. Dấu cũ bị mòn, chữ khó đọc — rủi ro bị lợi dụng hoặc gây tranh chấp. Muốn bổ sung cơ chế an toàn (QR, mã định danh, con dấu đa lớp, chữ ký số).
- Quy trình khắc lại dấu mới khi dấu cũ bị hỏng.
- Kiểm tra & Lập biên bản sự cố: ghi rõ lý do hỏng, thời điểm, người phát hiện, ảnh.
- Quyết định huỷ/khắc lại dấu: người có thẩm quyền ký (HĐQT/ Giám đốc) ban hành quyết định. (Tài liệu pháp lý nội bộ).
- Hủy vật lý dấu cũ: hủy ngay tại chỗ (cắt, đập, nấu chảy tùy loại) và lập biên bản huỷ con dấu có chữ ký chứng kiến.
- Khắc/đặt dấu mới: Cung cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; căn cước công dân của người đại diện và yêu cầu về con dấu.
- Cập nhật quy chế quản lý dấu: ai được giữ, ai được quyền đóng, lưu trữ mẫu ảnh chụp của dấu mới trong hồ sơ công ty.
- Thông báo nội bộ và đối tác quan trọng: gửi email/ thông báo cho ngân hàng, khách hàng lớn, cơ quan thuế (nếu cần ổn định giao dịch). (Không là bắt buộc nhưng thực tế nên làm.)
- Lưu hồ sơ: biên bản hỏng, quyết định huỷ, biên bản huỷ, hóa đơn khắc dấu, ảnh chụp dấu mới.
Lưu ý:
- Lập biên bản hỏng.
- Quyết định huỷ/khắc dấu có chữ ký người có thẩm quyền.
- Hủy dấu vật lý, lập biên bản huỷ có người chứng kiến.
- Khắc dấu mới (giống/không giống tùy lựa chọn).
- Lưu ảnh chụp mẫu dấu mới trong hồ sơ.
- Cập nhật nội quy quản lý dấu (ai/như thế nào).
- Nếu thay đổi logo hoặc thông tin nhận diện lớn, cân nhắc thông báo ngân hàng/đối tác quan trọng.
- Giữ hóa đơn/biên lai dịch vụ khắc dấu.
- Nếu dùng chữ ký số thay dấu: mua/đăng ký chữ ký số và cập nhật quy trình.
- Nếu có hợp đồng công chứng/ giao dịch quan trọng đang diễn ra: cân nhắc xác nhận lại với bên liên quan để tránh hiểu lầm.
Bạn có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ lại để được tư vấn cụ thể !
(Hotline: 0969 270 277)