Trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty xây dựng, tư vấn thiết kế, kiểm toán, tài chính, kỹ thuật và sản xuất, dấu “Đã thẩm tra” là một công cụ quen thuộc để xác nhận rằng bản vẽ, báo cáo, hồ sơ hoặc tài liệu đã được bộ phận chuyên môn kiểm tra kỹ lưỡng, đảm bảo đúng quy trình và đạt yêu cầu chất lượng trước khi trình lãnh đạo ký duyệt hoặc phát hành ra ngoài. Tuy nhiên, rất nhiều kế toán trưởng, trưởng phòng kỹ thuật và giám đốc doanh nghiệp vẫn băn khoăn không biết dấu “Đã thẩm tra” có bắt buộc phải đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an giống như dấu tròn pháp nhân của công ty hay không. Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Dấu “đã thẩm tra” là gì?
Dấu “Đã thẩm tra” là loại con dấu nghiệp vụ nội bộ được sử dụng để xác nhận một tài liệu, bản vẽ hoặc hồ sơ đã trải qua bước kiểm tra, rà soát kỹ lưỡng bởi bộ phận chuyên môn có trách nhiệm. Dấu này giúp chứng minh tài liệu đã được kiểm soát chất lượng nội bộ trước khi trình lãnh đạo ký duyệt chính thức hoặc gửi cho khách hàng, đối tác. Đồng thời, nó thể hiện rõ trách nhiệm của người thẩm tra và bộ phận liên quan đối với nội dung tài liệu. Đây hoàn toàn là dấu mang tính kỹ thuật – nghiệp vụ, không phải dấu pháp nhân và không đại diện cho tư cách pháp lý của doanh nghiệp trước cơ quan nhà nước hay bên thứ ba.
II. Dấu “đã thẩm tra” có thuộc loại dấu bắt buộc phải đăng ký không?
- Căn cứ pháp lý về đăng ký dấu.
Từ ngày 01/01/2021, theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 99/2016/NĐ-CP), doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần đã được tự quyết định hoàn toàn hình thức, số lượng, nội dung và thời điểm sử dụng con dấu mà không còn phải làm thủ tục đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an như trước đây. Doanh nghiệp chỉ cần thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (nếu muốn) để công khai, còn việc quản lý và sử dụng dấu hoàn toàn do doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm theo quy chế nội bộ. Pháp luật hiện hành chỉ còn quản lý chặt chẽ dấu của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị và một số đơn vị đặc thù, còn dấu tròn của doanh nghiệp tư nhân đã được tự do hóa rất nhiều.
- Dấu “đã thẩm tra” không phải là dấu pháp nhân.
Dấu “Đã thẩm tra” chỉ được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp để kiểm soát quy trình kỹ thuật, xác nhận bước thẩm tra đã hoàn thành và hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ trước khi trình ký chính thức. Dấu này không xuất hiện trên hợp đồng, hóa đơn, văn bản pháp lý gửi cơ quan nhà nước hay đối tác bên ngoài với tư cách đại diện pháp nhân. Vì vậy, dấu “Đã thẩm tra” hoàn toàn không thuộc diện phải đăng ký, thông báo mẫu dấu và không chịu bất kỳ sự quản lý nào từ cơ quan công an giống như dấu tròn pháp nhân trước năm 2015.
III. Doanh nghiệp có được tự thiết kế và sử dụng dấu “đã thẩm tra” không?
- Hoàn toàn được quyền tự thiết kế.
Doanh nghiệp được tự do thiết kế dấu “Đã thẩm tra” dưới mọi hình thức (tròn, vuông, tam giác, chữ nhật…) và nội dung phù hợp với nhu cầu thực tế. Thông thường nội dung dấu sẽ bao gồm cụm từ “ĐÃ THẨM TRA” hoặc “THẨM TRA XONG”, kèm tên phòng ban (Phòng Kỹ thuật, Ban Kiểm soát chất lượng…), ngày tháng thẩm tra, họ tên hoặc mã số người thẩm tra để dễ truy xuất trách nhiệm.
- Không hạn chế về số lượng.
Doanh nghiệp có thể khắc và sử dụng một hoặc rất nhiều dấu “Đã thẩm tra” tùy theo quy mô và số lượng phòng ban, không có bất kỳ giới hạn nào về số lượng như đối với dấu của cơ quan nhà nước.
- Yêu cầu quản lý nội bộ.
Mặc dù pháp luật không bắt buộc đăng ký, doanh nghiệp vẫn nên ban hành quy định nội bộ rõ ràng về việc quản lý và sử dụng các loại dấu nghiệp vụ này, bao gồm việc quy định ai được phép đóng dấu, đóng dấu vào tài liệu nào, cách bảo quản, lưu trữ hồ sơ dấu và xử lý khi mất dấu hoặc sử dụng sai mục đích để tránh tranh chấp nội bộ sau này.
IV. Dấu “đã thẩm tra” có giá trị pháp lý không?
Dấu “Đã thẩm tra” không có giá trị pháp lý ràng buộc đối với bên thứ ba giống như dấu tròn pháp nhân trên hợp đồng hay hóa đơn. Tuy nhiên, trong nội bộ doanh nghiệp và trong một số trường hợp tranh chấp, dấu này có giá trị chứng cứ quan trọng để chứng minh tài liệu đã được kiểm tra kỹ lưỡng, bộ phận chuyên môn đã thực hiện trách nhiệm và quy trình nội bộ đã được tuân thủ đúng quy định. Đặc biệt trong lĩnh vực xây dựng, thiết kế, kiểm toán, kiểm toán nhà nước hoặc đấu thầu, dấu “Đã thẩm tra” thường là yêu cầu bắt buộc trong quy trình hồ sơ theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO hoặc quy định ngành, dù giá trị pháp lý của nó vẫn chỉ mang tính nội bộ.
Như vậy, dấu “Đã thẩm tra” hoàn toàn không cần đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an và cũng không chịu bất kỳ sự quản lý nào giống như dấu tròn pháp nhân của công ty. Đây chỉ là con dấu nghiệp vụ nội bộ giúp kiểm soát chất lượng tài liệu, không mang giá trị đại diện pháp nhân. Doanh nghiệp được tự do thiết kế hình thức, nội dung và số lượng dấu này mà không cần thông báo cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, để hoạt động chuyên nghiệp và tránh rủi ro nội bộ, doanh nghiệp nên ban hành quy chế quản lý rõ ràng đối với tất cả các loại dấu nghiệp vụ, bao gồm cả dấu “Đã thẩm tra”.
Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ lại để được tư vấn cụ thể!
(Hotline: 0969 270 277)