Trong hoạt động thực tế của hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt tại các công ty xây dựng, tư vấn thiết kế, kiểm toán, sản xuất và các đơn vị có quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, dấu “Đã thẩm tra” đã trở thành công cụ quen thuộc để xác nhận rằng chứng từ, hồ sơ, bản vẽ hay báo cáo đã được bộ phận chuyên môn kiểm tra kỹ lưỡng trước khi trình lãnh đạo ký duyệt. Tuy nhiên, rất nhiều kế toán trưởng, trưởng phòng hành chính nhân sự và giám đốc vẫn băn khoăn liệu có được đóng dấu “Đã thẩm tra” chung với dấu tròn pháp nhân của công ty trên cùng một tài liệu hay không, và việc này có vi phạm quy định pháp luật nào không. Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Bản chất và mục đích của dấu “Đã thẩm tra”.
Dấu “Đã thẩm tra” là con dấu nghiệp vụ nội bộ, được doanh nghiệp tự khắc và sử dụng nhằm xác nhận rằng một tài liệu cụ thể đã trải qua bước kiểm tra tính chính xác, hợp lệ và phù hợp với quy định nội bộ.
Dấu này giúp đánh dấu rõ ràng bước hoàn thành trong quy trình xử lý hồ sơ, phân biệt tài liệu đã được thẩm tra với tài liệu còn đang chờ xử lý, đồng thời hạn chế tối đa sai sót trong việc lưu trữ, phê duyệt và lưu hành nội bộ. Đây hoàn toàn không phải là con dấu mang giá trị pháp lý đại diện cho doanh nghiệp trước cơ quan nhà nước hay bên thứ ba. Nội dung trên dấu thường rất đơn giản, chỉ bao gồm dòng chữ “ĐÃ THẨM TRA” hoặc “THẨM TRA XONG”, đôi khi kèm thêm tên phòng ban (Kế toán, Kỹ thuật, Kiểm soát chất lượng…), ngày tháng thẩm tra và họ tên hoặc chữ ký của người thực hiện để dễ truy xuất trách nhiệm.
II. Giá trị pháp lý của dấu tròn công ty.
Dấu tròn công ty chính là con dấu pháp nhân chính thức của doanh nghiệp. Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn hiện hành, dấu tròn được sử dụng để xác nhận tính hợp pháp và hiệu lực của các văn bản quan trọng như hợp đồng, quyết định, nghị quyết hội đồng thành viên/cổ đông, giấy ủy quyền, hóa đơn giá trị gia tăng và các tài liệu gửi cơ quan nhà nước. Con dấu này thể hiện tư cách pháp nhân của doanh nghiệp, chứng minh văn bản được ban hành bởi chính doanh nghiệp chứ không phải cá nhân riêng lẻ. Hiện nay doanh nghiệp không còn phải đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an, nhưng vẫn phải quy định rõ hình thức, nội dung và quy trình sử dụng dấu tròn trong Điều lệ công ty hoặc quy chế quản lý con dấu nội bộ.
III. Dấu “Đã thẩm tra” có thể dùng cùng dấu tròn công ty không?
Việc dùng kèm hai dấu không phải là bắt buộc mà chỉ phụ thuộc vào quy trình kiểm soát nội bộ mà doanh nghiệp tự xây dựng. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn tăng cường kiểm soát chất lượng hồ sơ, việc đóng dấu “Đã thẩm tra” trước khi lãnh đạo ký và đóng dấu tròn là cách làm hợp lý để chứng minh tài liệu đã được bộ phận chuyên môn rà soát đầy đủ, từ đó tạo quy trình nhiều bước rõ ràng và giảm thiểu rủi ro sai sót. Tài liệu có cả hai dấu vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý bình thường vì dấu “Đã thẩm tra” không làm ảnh hưởng hay phủ nhận hiệu lực của dấu tròn. Ngược lại, nhiều doanh nghiệp quy mô nhỏ hoặc có quy trình đơn giản hoàn toàn có thể bỏ qua dấu “Đã thẩm tra”, chỉ sử dụng chữ ký tay kèm dấu tròn mà vẫn đúng quy định pháp luật.
Như vậy, dấu “Đã thẩm tra” và dấu tròn công ty hoàn toàn có thể sử dụng chung trên cùng một tài liệu mà không vi phạm bất kỳ quy định pháp luật nào hiện hành. Hai loại dấu này phục vụ hai mục đích hoàn toàn khác nhau, dấu “Đã thẩm tra” chỉ mang tính kiểm soát nội bộ, còn dấu tròn mới là yếu tố quyết định giá trị pháp lý của văn bản. Doanh nghiệp được tự do quyết định có dùng kèm hay không, nhưng để hoạt động chuyên nghiệp và minh bạch, việc xây dựng quy trình sử dụng hai dấu rõ ràng sẽ giúp giảm thiểu rủi ro, tăng cường trách nhiệm của từng bộ phận và nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tổng thể.
Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ lại để được tư vấn cụ thể!
(Hotline: 0969 270 277)