Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, dùng dấu giáp lai để đóng dấu hợp đồng ký kết vô cùng quan trọng. Các công ty sẽ phải sử dụng con dấu để đóng dấu hợp đồng, các giấy tờ cần thiết. Việc sử dụng con dấu đúng cách sẽ giúp nhân sự tiết kiệm được thời gian cũng như hoàn thành các hồ sơ, giấy tờ theo đúng pháp lý. Trong bài viết này, Khắc dấu Việt Tín sẽ chia sẻ về quy định đóng dấu giáp lai để quý vị nắm vững quy định, từ đó hoàn thành tốt công việc của mình khi sử dụng con dấu.
Mục đích của việc đóng dấu giáp lai
Mục đích của việc đóng dấu giáp lai là sử dụng con dấu của doanh nghiệp hoặc cá nhân để đóng lên lề trái (hoặc lề phải) của văn bản gồm ít nhất 2 tờ. Điều này đảm bảo rằng trên mỗi tờ văn bản đều có thông tin về con dấu, từ đó xác định tính chân thực của từng tờ trong văn bản và hạn chế việc tổ chức tự ý thay đổi nội dung hoặc giả mạo sau khi hai bên đã tiến hành ký vào văn bản mà không có sự đồng ý của bên còn lại. Khi đóng dấu giáp lai, cần tuân thủ các quy định của cơ quan quản lý ngành.
Xem thêm: Dấu tròn công ty chuẩn theo quy định pháp luật
Quy định về đóng dấu giáp lai
Quy định về đóng dấu giáp lai được thể hiện trong Thông tư 01/2011/TT-BVN, khoản 2, điều 13 liệt kê các quy định và hướng dẫn về cách đóng dấu giáp lai. Ngoài ra, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, khoản 4, điều 26 cũng quy định về đóng dấu giáp lai cho văn bản, tài liệu và phụ lục kèm theo.
Theo quy định, khi đóng dấu giáp lai lên văn bản, cơ quan hoặc tổ chức cần đảm bảo rằng dấu in được áp lên một phần của mỗi tờ giấy. Đối với dấu giáp lai, chỉ được đóng dấu tối đa 5 trang văn bản mỗi lần. Dấu in cần phải trùm lên mép của các trang văn bản.
Trong một số trường hợp, sau khi đã ký kết hợp đồng và đóng dấu giáp lai, có thể phát hiện ra sai sót về nội dung hoặc thông tin của trang cuối. Doanh nghiệp và khách hàng có thể thay thế trang cuối bằng một bản in khác và tiến hành ký lại đầy đủ chữ ký, đóng dấu theo quy định trên toàn bộ hợp đồng. Trên hợp đồng sẽ có hai con dấu, nhưng chỉ có một dấu in bao trùm tất cả các trang của hợp đồng. Việc này vẫn đảm bảo tính hợp pháp và giá trị pháp lý của hợp đồng.
Theo thông thường, khi ký kết hợp đồng giữa các bên, nếu hợp đồng có nhiều trang, bên cạnh chữ ký và con dấu riêng của doanh nghiệp ở trang cuối cùng, hợp đồng cũng cần có con dấu của các bên tham gia ký kết. Trong trường hợp hợp đồng có hơn 5 trang, hai bên có thể đóng dấu giáp lai nhiều lần (tùy thuộc vào số trang), mỗi lần đóng dấu giáp lai áp dụng cho 5 trang cho đến khi hết hợp đồng. Cần phải đảm bảo là khi các dấu in ráp lại thì khớp với thông tin con dấu mà doanh nghiệp đó đã đăng ký.
Trên đây, Khắc dấu Việt Tín đã chia sẻ những quy định về việc đóng dấu giáp lai để quý vị có thêm thông tin. Nếu quý vị vẫn băn khoăn, có thể liên hệ với chúng tôi để chúng tôi hướng dẫn quý vị một lần nữa chi tiết hơn. Chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ khắc dấu lấy ngay mà còn sẵn sàng tư vấn cho quý vị về cách thức, quy định sử dụng con dấu đúng pháp luật.