Dấu chữ ký là công cụ quan trọng giúp xác nhận danh tính, thể hiện ý chí pháp lý và đảm bảo giá trị ràng buộc cho nhiều loại giấy tờ, hồ sơ của cá nhân lẫn doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, việc làm mất hoặc hư hỏng dấu chữ ký hoàn toàn có thể xảy ra do bất cẩn, thiên tai hoặc các tác động khách quan khác. Tình huống này không chỉ gây gián đoạn công việc mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị lợi dụng để giả mạo chữ ký, dẫn đến tranh chấp pháp lý nghiêm trọng. Vậy khi dấu chữ ký bị mất hoặc hư hỏng, cần xử lý như thế nào để vừa đảm bảo an toàn vừa tuân thủ đúng quy định pháp luật? Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Xác định tình trạng dấu chữ ký và nguyên nhân sự cố.
Trước hết, cần xác định rõ mức độ sự cố để lựa chọn hướng xử lý phù hợp. Trường hợp con dấu bị hư hỏng xảy ra khi dấu chữ ký bị mờ, nứt, vỡ hoặc phần in ra không còn rõ nét, từ đó không đảm bảo tính pháp lý.
Ngược lại, trường hợp dấu bị mất là khi không tìm thấy dấu chữ ký, có thể nghi bị đánh cắp hoặc thất lạc trong quá trình sử dụng. Việc xác định chính xác tình huống sẽ giúp áp dụng phương án khắc phục đúng quy trình, tránh xử lý sai lệch hoặc để lộ thêm rủi ro bảo mật.
II. Các bước xử lý khi dấu chữ ký bị mất.
Khi phát hiện dấu chữ ký bị mất, cá nhân hoặc doanh nghiệp cần thực hiện ngay các bước sau để giảm thiểu thiệt hại.
Trước hết, ngừng ngay việc sử dụng mẫu dấu cũ nhằm ngăn chặn kẻ gian lợi dụng đóng dấu giả mạo. Tiếp theo, lập biên bản hoặc thông báo nội bộ để ghi nhận chính xác thời gian, nguyên nhân mất mát và người chịu trách nhiệm quản lý. Sau đó, gửi thông báo bằng văn bản cho các cơ quan, đối tác liên quan nếu dấu chữ ký đã từng sử dụng trong hồ sơ, hợp đồng, nhằm cảnh báo các bên ngừng chấp nhận tài liệu có dấu cũ.
Đối với doanh nghiệp, cần khai báo và xác nhận với cơ quan chức năng; tuy hiện nay không bắt buộc nộp lại hoặc xin phép khắc lại con dấu, nhưng vẫn nên lưu hồ sơ nội bộ về việc mất dấu để làm căn cứ khi phát sinh tranh chấp. Nếu dấu chữ ký có yếu tố phong thủy hoặc thiết kế đặc biệt, hãy khắc dấu mới và thông báo thay thế cho các đơn vị liên quan. Cuối cùng, tiến hành khắc lại dấu chữ ký mới với mẫu khác biệt rõ ràng ngay sau khi hoàn tất thông báo, nhằm tránh nhầm lẫn và tăng cường bảo mật.
III. Các bước xử lý khi dấu chữ ký bị hư hỏng.
Nếu dấu chỉ bị mờ, nứt hoặc hư hỏng nhẹ, có thể kiểm tra khả năng phục hồi tại các cơ sở khắc dấu chuyên nghiệp, nơi họ có thể sửa chữa hoặc thay thế phần cao su bị hỏng. Trong trường hợp không thể sử dụng tiếp, cần hủy bỏ dấu cũ một cách triệt để bằng cách cắt, phá hoặc tiêu hủy phần in để tránh bị lợi dụng, sau đó khắc dấu mới. Đồng thời, cập nhật mẫu dấu mới vào hồ sơ lưu trữ nội bộ và thông báo cho đối tác, cơ quan liên quan để đảm bảo tính đồng nhất và giá trị pháp lý của các tài liệu sau này.
IV. Hậu quả nếu không xử lý kịp thời.
Nếu không thông báo hoặc khắc lại dấu đúng lúc, hậu quả có thể rất nghiêm trọng như bị giả mạo chữ ký dẫn đến thiệt hại tài chính và uy tín; văn bản có dấu mờ hoặc sai mẫu bị coi là không hợp lệ, không được công nhận pháp lý; đồng thời mất lòng tin từ đối tác hoặc cơ quan quản lý do thiếu chuyên nghiệp trong quản lý con dấu.
Làm mất hoặc hư hỏng dấu chữ ký là sự cố có thể xảy ra bất cứ lúc nào, nhưng mức độ rủi ro hoàn toàn phụ thuộc vào cách xử lý của người sử dụng. Khi gặp sự cố, cần bình tĩnh lập biên bản, thông báo kịp thời và khắc lại dấu mới để đảm bảo an toàn pháp lý. Đồng thời, việc quản lý, bảo mật dấu chữ ký phải được xem như một quy trình nghiêm ngặt trong hoạt động hành chính, đặc biệt đối với doanh nghiệp. Quản lý tốt dấu chữ ký không chỉ giúp phòng ngừa rủi ro giả mạo mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín và trách nhiệm trong mọi giao dịch.
Quý khách hàng vui lòng liên hệ để được sở hữu con dấu như ý!
(Hotline: 0969 270 277)