Trong hoạt động doanh nghiệp, dấu chữ ký – hay còn gọi là con dấu chữ ký – ngày càng được sử dụng phổ biến nhờ tính tiện lợi và khả năng đảm bảo giá trị pháp lý trong các giao dịch, hợp đồng, chứng từ. Tuy nhiên, khi công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật, nhiều doanh nghiệp băn khoăn liệu mỗi người có được sở hữu một dấu chữ ký riêng hay phải dùng chung một dấu duy nhất. Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Cơ sở pháp lý về việc sử dụng dấu chữ ký.
Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan, doanh nghiệp được toàn quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu, bao gồm cả con dấu tròn của công ty lẫn dấu chữ ký của người đại diện pháp luật. Điều này thể hiện nguyên tắc tự chủ trong quản trị doanh nghiệp, miễn là việc sử dụng được thực hiện thống nhất và công khai trong nội bộ.
Dấu chữ ký không thuộc diện bắt buộc phải đăng ký hoặc thông báo với cơ quan nhà nước như con dấu tròn trước đây. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần ban hành quy chế nội bộ rõ ràng về việc quản lý và sử dụng dấu. Do đó, trong trường hợp công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật, việc sử dụng nhiều dấu chữ ký là hoàn toàn hợp pháp, miễn đảm bảo phù hợp với phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của từng người.
II. Có được làm nhiều dấu chữ ký không?
Mỗi người đại diện pháp luật đều có quyền ký kết và thực hiện các nghĩa vụ nhân danh công ty theo điều lệ. Cụ thể, nếu công ty quy định nhiều người đại diện độc lập, mỗi người có thể khắc một dấu chữ ký riêng để thuận tiện xử lý công việc, ký kết văn bản, hợp đồng và chứng từ thuộc lĩnh vực mình phụ trách. Trong trường hợp điều lệ yêu cầu các văn bản quan trọng phải có chữ ký đồng thời của nhiều người đại diện, thì dấu chữ ký của từng người sẽ được sử dụng song song để đảm bảo tính hợp lệ pháp lý của tài liệu.
Ngược lại, nếu công ty chỉ phân quyền cho một người duy nhất ký thay mặt trong từng lĩnh vực cụ thể, thì chỉ người đó được sử dụng dấu chữ ký tương ứng. Như vậy, số lượng dấu chữ ký không bị giới hạn bởi số người đại diện, mà phụ thuộc hoàn toàn vào cách doanh nghiệp tổ chức phân quyền và quy định nội bộ.
III. Lưu ý khi khắc và sử dụng nhiều dấu chữ ký.
Để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo tính minh bạch, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý một số vấn đề quan trọng. Trước hết, phải ban hành quy chế sử dụng dấu chi tiết, trong đó ghi rõ từng người đại diện được quyền sở hữu và sử dụng dấu chữ ký nào. Mỗi dấu chữ ký cần gắn liền với một cá nhân cụ thể, tránh tình trạng dùng lẫn hoặc nhầm lẫn gây hiểu lầm trong giao dịch. Việc quản lý dấu cũng phải được thực hiện nghiêm ngặt, lưu trữ an toàn; nếu dấu bị mất hoặc sử dụng sai mục đích, công ty cần thông báo ngay và thu hồi kịp thời để ngăn chặn hành vi ký kết trái phép. Ngoài ra, doanh nghiệp nên thống nhất với đối tác, ngân hàng và cơ quan nhà nước về hình thức chữ ký được chấp nhận – bằng tay hay bằng dấu – nhằm đảm bảo mọi văn bản đều có giá trị pháp lý đầy đủ.
Công ty có nhiều người đại diện pháp luật hoàn toàn được phép khắc và sử dụng nhiều dấu chữ ký riêng biệt, miễn là việc này được quy định rõ ràng trong điều lệ, quy chế nội bộ và phù hợp với phạm vi quyền hạn của từng người. Giải pháp này không chỉ giúp phân định trách nhiệm, đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch mà còn nâng cao hiệu quả quản trị và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Quý khách hàng vui lòng liên hệ để được sở hữu con dấu như ý!
(Hotline: 0969 270 277)