Trong hoạt động doanh nghiệp hiện nay, dấu chữ ký – con dấu mô phỏng chữ ký tay của cá nhân – đang trở thành xu hướng phổ biến nhờ khả năng tiết kiệm thời gian, đảm bảo sự thống nhất và tăng tính chuyên nghiệp khi ký kết hợp đồng, văn bản hành chính, chứng từ. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn liệu dấu chữ ký có cần phải ghi số seri hoặc mã quản lý giống như dấu tròn của công ty trước đây hay không. Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Cơ sở pháp lý về quản lý con dấu doanh nghiệp.
Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn như Nghị định 99/2016/NĐ-CP (được thay thế, bổ sung bởi các quy định sau này), kể từ khi Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực, Nhà nước không còn quy định bắt buộc doanh nghiệp phải đăng ký mẫu dấu hoặc quản lý con dấu bằng số seri. Doanh nghiệp được toàn quyền tự quyết định về số lượng, hình thức, nội dung và mẫu mã con dấu, miễn là việc sử dụng được quy định rõ ràng trong Điều lệ công ty hoặc quy chế nội bộ.
Đối với dấu tròn công ty, trước năm 2021, mỗi con dấu thường được cấp số seri hoặc mã quản lý bởi cơ quan công an để phục vụ việc theo dõi. Tuy nhiên, theo quy định mới, việc ghi số seri trên dấu chỉ mang tính nhận diện nội bộ, không còn là yêu cầu bắt buộc về mặt pháp lý.
II. Dấu chữ ký có cần phải ghi mã số seri hoặc mã quản lý như dấu tròn công ty?
Dấu tròn công ty là biểu tượng chính thức đại diện cho tư cách pháp nhân của doanh nghiệp, được sử dụng để xác nhận tính hợp lệ của các văn bản hành chính, hợp đồng quan trọng, hồ sơ pháp lý. Trong khi đó, dấu chữ ký là con dấu mô phỏng chữ ký tay của cá nhân cụ thể như người đại diện pháp luật, giám đốc, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền, nhằm hỗ trợ công tác hành chính, ký kết nhanh chóng trong giao dịch nội bộ hoặc với đối tác.
Dấu chữ ký không thay thế chữ ký thật và không mang tính pháp nhân độc lập. Chính vì thuộc phạm vi cá nhân hóa và không nằm trong diện quản lý con dấu pháp nhân của cơ quan nhà nước, dấu chữ ký không bắt buộc phải ghi số seri hay mã quản lý.
III. Có nên gắn số seri hoặc mã riêng cho dấu chữ ký không?
Mặc dù pháp luật không yêu cầu bắt buộc, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự gắn số seri hoặc mã nội bộ cho dấu chữ ký để phục vụ mục đích quản lý, nhận diện và kiểm soát hiệu quả. Giải pháp này đặc biệt hữu ích trong các trường hợp doanh nghiệp có nhiều người đại diện pháp luật hoặc nhiều cấp quản lý, mỗi người sử dụng một dấu chữ ký riêng; có nhiều chi nhánh, phòng ban cần phân biệt rõ dấu của từng đơn vị; hoặc cần truy xuất nguồn gốc, kiểm tra tính xác thực khi xảy ra tranh chấp liên quan đến văn bản, hợp đồng được ký bằng dấu chữ ký.
Như vậy, dấu chữ ký không cần ghi số seri hoặc mã quản lý như dấu tròn công ty, bởi nó không thuộc diện con dấu pháp nhân do cơ quan nhà nước quản lý. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể tự thiết lập hệ thống mã hóa nội bộ để nâng cao hiệu quả quản trị và kiểm soát rủi ro.
Quý khách hàng vui lòng liên hệ để được sở hữu con dấu như ý!
(Hotline: 0969 270 277)