Trong thời đại công việc hành chính ngày càng nhiều, dấu chữ ký (hay còn gọi là dấu khắc chữ ký cá nhân) đã trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho những ai phải ký kết hàng loạt hồ sơ, chứng từ hoặc văn bản nội bộ. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết rằng việc khắc và sử dụng dấu chữ ký cũng phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Nếu không thực hiện đúng, con dấu có thể bị coi là bất hợp pháp, dẫn đến không được công nhận khi nộp cho cơ quan nhà nước hoặc thậm chí gây tranh chấp pháp lý. Vậy cần chuẩn bị các giấy tờ gì để khắc dấu chữ ký hợp pháp? Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Thế nào là dấu chữ ký hợp pháp?
Dấu chữ ký là con dấu được khắc chính xác theo hình dạng chữ ký tay thật của một cá nhân cụ thể, nhằm mục đích đóng nhanh lên các văn bản hành chính nội bộ, hợp đồng đơn giản, giấy xác nhận hoặc hồ sơ không bắt buộc chữ ký gốc. Tuy tiện lợi, dấu này không phải cứ khắc là xong mà phải đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý. Cụ thể, việc khắc dấu chỉ được thực hiện tại các cơ sở có giấy phép kinh doanh dịch vụ khắc dấu hợp lệ, đồng thời người yêu cầu phải xuất trình giấy tờ tùy thân để chứng minh quyền sở hữu chữ ký đó. Nếu khắc tại nơi không phép hoặc không có giấy tờ chứng minh, con dấu sẽ không được công nhận, thậm chí có thể bị từ chối khi nộp hồ sơ cho cơ quan nhà nước hoặc gây phiền phức khi xảy ra tranh chấp dân sự.
II. Các giấy tờ cần chuẩn bị khi khắc dấu chữ ký hợp pháp.
Để quá trình khắc dấu diễn ra suôn sẻ và con dấu có giá trị pháp lý, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau đây.
Đối với cá nhân, bạn cần mang theo chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu bản gốc để đối chiếu, kèm theo mẫu chữ ký gốc viết tay thật rõ ràng, thường ký từ ba đến năm mẫu để thợ khắc chọn được mẫu chuẩn nhất về nét chữ, độ nghiêng và phong cách. Một số cơ sở sẽ cung cấp sẵn biểu mẫu giấy yêu cầu khắc dấu chữ ký, bạn chỉ cần điền đầy đủ thông tin cá nhân và mục đích sử dụng. Trường hợp bạn không thể trực tiếp đi khắc mà ủy quyền cho người khác làm thay, cần bổ sung giấy ủy quyền có chữ ký tay của chính bạn, cùng bản sao giấy tờ tùy thân của cả người ủy quyền và người được ủy quyền, đồng thời mang bản chính để đối chiếu.
Đối với tổ chức hoặc doanh nghiệp muốn khắc dấu chữ ký cho người đại diện theo pháp luật, hồ sơ phức tạp hơn một chút. Bạn cần nộp bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép đầu tư, có thể là bản photo công chứng nếu cơ sở yêu cầu. Nếu người đi khắc không phải là người đại diện pháp luật trực tiếp, cần có quyết định bổ nhiệm hoặc văn bản cử người đại diện hợp pháp để khắc dấu. Người được cử đi phải mang theo căn cước công dân hoặc hộ chiếu bản gốc, cùng mẫu chữ ký tay rõ nét của người đại diện theo pháp luật được ghi trong giấy đăng ký kinh doanh.
Những giấy tờ này giúp cơ sở khắc dấu xác minh đúng người, đúng thẩm quyền, tránh tình trạng làm giả hoặc lạm dụng chữ ký của lãnh đạo doanh nghiệp.
Tóm lại, để sở hữu một con dấu chữ ký hợp pháp và yên tâm sử dụng, bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tùy thân hợp lệ, mẫu chữ ký gốc rõ ràng, giấy ủy quyền nếu đi thay và giấy tờ doanh nghiệp nếu khắc cho tổ chức. Dấu chữ ký không chỉ giúp công việc hành chính trở nên nhanh gọn, chuyên nghiệp hơn mà còn là công cụ hỗ trợ hiệu quả cho người thường xuyên ký kết văn bản.
Hãy liên hệ với Chúng tôi để được sở hữu những con dấu như ý!
(Hotline: 0969 270 277)