Trong bối cảnh các doanh nghiệp ngày càng đẩy mạnh số hóa và tự động hóa quy trình quản lý, dấu chữ ký (hay còn gọi là con dấu khắc sẵn chữ ký tay) đã trở thành công cụ quen thuộc giúp tiết kiệm thời gian, đồng thời giữ được sự đồng nhất về hình thức trên hàng loạt giấy tờ. Tuy nhiên, một thắc mắc thường xuyên được đặt ra chính là liệu dấu chữ ký có được phép sử dụng trên hóa đơn và các chứng từ kế toán hay không. Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Quy định pháp lý về chữ ký trong hóa đơn và chứng từ kế toán.
Luật Kế toán 2015, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ cùng Thông tư 78/2021/TT-BTC đã xác định rõ ràng rằng mọi hóa đơn và chứng từ kế toán hợp pháp đều phải có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền một cách hợp lệ. Chữ ký này chính là bằng chứng thể hiện ý chí xác nhận, chịu trách nhiệm về nội dung và số liệu trên chứng từ.
Pháp luật hiện hành công nhận hai hình thức chữ ký chính: chữ ký tay trực tiếp – thường thấy trên hóa đơn giấy, phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê, sổ quỹ và các chứng từ nội bộ; và chữ ký số – bắt buộc áp dụng cho hóa đơn điện tử cũng như các chứng từ kế toán điện tử.
Dù ở hình thức nào, chữ ký cũng phải đảm bảo xác định được danh tính người ký và thể hiện rõ ý chí chấp thuận tại thời điểm ký, từ đó mới có giá trị pháp lý đầy đủ.
II. Dấu chữ ký là gì và giá trị pháp lý của nó.
Dấu chữ ký là con dấu được khắc sẵn theo mẫu chữ ký tay của một cá nhân cụ thể, nhằm mục đích đóng nhanh lên các văn bản, giấy tờ mà không cần ký tay từng lần. Tuy tiện lợi, dấu này chỉ tái hiện hình ảnh chữ ký mà không chứa bất kỳ yếu tố nào chứng minh người sở hữu dấu đã thực sự đồng ý hoặc xác nhận nội dung tại thời điểm đóng dấu. Hơn nữa, nó hoàn toàn không có cơ chế xác thực danh tính như chữ ký số.
Do đó, theo các quy định pháp luật hiện hành, dấu chữ ký không được công nhận là chữ ký hợp pháp trong lĩnh vực kế toán và hóa đơn. Chỉ trong một số trường hợp đặc biệt, cơ quan có thẩm quyền cho phép hoặc doanh nghiệp ban hành quy định nội bộ rõ ràng về trách nhiệm thì dấu chữ ký mới được dùng hạn chế, nhưng người sở hữu dấu vẫn phải chịu hoàn toàn trách nhiệm pháp lý như khi ký tay thật.
III. Có được dùng dấu chữ ký trong hóa đơn, chứng từ kế toán không?
Dấu chữ ký không được phép thay thế chữ ký tay thật hoặc chữ ký số trên bất kỳ hóa đơn và chứng từ kế toán nào. Cụ thể, với hóa đơn điện tử, pháp luật bắt buộc phải có chữ ký số của người bán (và đôi khi cả người mua) do các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp; dấu khắc chữ ký hoàn toàn vô hiệu trong môi trường điện tử. Đối với chứng từ kế toán giấy như phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, biên lai thu tiền…, người có thẩm quyền phải trực tiếp ký tay để thể hiện trách nhiệm.
Việc dùng dấu khắc thay thế sẽ bị coi là không đáp ứng quy định, dẫn đến chứng từ mất giá trị pháp lý. Ngay cả khi doanh nghiệp sử dụng dấu chữ ký cho chứng từ nội bộ, vẫn cần có văn bản quy định nội bộ chi tiết về phạm vi áp dụng, trách nhiệm của người ký và cam kết chịu trách nhiệm thay thế. Tuy nhiên, khi cơ quan thuế hoặc đoàn kiểm toán kiểm tra, những chứng từ này vẫn có nguy cơ bị bác bỏ, ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc kê khai, khấu trừ và quyết toán thuế.
Tóm lại, dấu chữ ký không được phép sử dụng để thay thế chữ ký tay thật hoặc chữ ký số trên hóa đơn và chứng từ kế toán. Giá trị của nó chỉ dừng lại ở mức hỗ trợ hành chính nội bộ, hoàn toàn không có hiệu lực pháp lý trong lĩnh vực tài chính – kế toán. Để bảo vệ doanh nghiệp khỏi mọi rủi ro pháp lý, cách duy nhất là sử dụng chữ ký số được chứng thực hợp lệ trên môi trường điện tử và chữ ký tay trực tiếp của người có thẩm quyền trên chứng từ giấy. Đây chính là nền tảng quan trọng đảm bảo tính minh bạch, chính xác và trách nhiệm trong toàn bộ hệ thống kế toán, từ đó giúp doanh nghiệp vận hành bền vững trong thời đại số hóa hiện nay.
Hãy liên hệ với Chúng tôi để được sở hữu những con dấu như ý!
(Hotline: 0969 270 277)