Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ tại Việt Nam, việc nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc các hệ thống một cửa điện tử đã trở thành phương thức phổ biến, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả người dân lẫn doanh nghiệp. Thế nhưng, không ít cá nhân và tổ chức vẫn còn băn khoăn về một vấn đề thực tế: Khi nộp hồ sơ qua mạng, liệu có được phép sử dụng ảnh quét (scan hoặc chụp) của dấu chữ ký hay không? Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Quy định chung về hồ sơ điện tử và tính hợp lệ của dấu chữ ký.
Luật Giao dịch điện tử năm 2023, chính thức có hiệu lực từ ngày 1/7/2024, đã tạo khung pháp lý rõ ràng cho tài liệu điện tử. Theo đó, một hồ sơ điện tử sẽ được công nhận có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy truyền thống nếu đáp ứng hai điều kiện quan trọng: dữ liệu phải được bảo đảm tính toàn vẹn (không bị thay đổi, chỉnh sửa trái phép) và danh tính của người ký phải được xác thực một cách đáng tin cậy.
Vì vậy, trong môi trường trực tuyến, chữ ký số (do các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực số cấp) cùng con dấu điện tử chính là hình thức thay thế hợp pháp cho chữ ký tay và dấu tròn vật lý trên giấy. Ngược lại, ảnh quét hay ảnh chụp chữ ký và con dấu chỉ được xem là bản sao điện tử thông thường. Chúng không tự động mang giá trị pháp lý nếu không trải qua quy trình chứng thực điện tử hoặc không được cơ quan nhà nước công nhận theo cách thức đặc biệt.
II. Khi nào được phép dùng ảnh quét dấu chữ ký?
Mặc dù nguyên tắc chung yêu cầu chữ ký số, vẫn tồn tại một số trường hợp ngoại lệ mà cơ quan tiếp nhận tạm thời chấp nhận ảnh quét để phục vụ giai đoạn xử lý ban đầu. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể nộp bản scan có chữ ký và đóng dấu khi thực hiện thủ tục thử nghiệm hệ thống, hoặc khi cần gửi trước bản mềm để cơ quan thẩm tra nội dung trước khi bổ sung hồ sơ chính thức.
Một số trường hợp khác xảy ra khi hạ tầng kỹ thuật của cổng dịch vụ công chưa hỗ trợ đầy đủ chức năng ký số, hoặc thông báo hướng dẫn của cơ quan đã ghi rõ ràng rằng họ “chấp nhận bản scan có chữ ký và đóng dấu để xem xét sơ bộ”. Dù vậy, đây chỉ là biện pháp tình thế. Người nộp hồ sơ vẫn bắt buộc phải hoàn thiện bằng bản gốc có chữ ký tay, dấu thật hoặc bản điện tử có chữ ký số hợp lệ để quy trình được phê duyệt cuối cùng.
III. Khi nào không được dùng ảnh quét dấu chữ ký?
Với hầu hết các thủ tục hành chính quan trọng như đăng ký kinh doanh, cấp phép xây dựng, kê khai thuế, công bố sản phẩm, tham gia đấu thầu, hay xin cấp các loại chứng nhận, việc sử dụng ảnh quét dấu và chữ ký gần như không được chấp nhận. Các cơ quan nhà nước thường yêu cầu hồ sơ điện tử phải kèm theo chữ ký số được cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thực số công cộng (CA công cộng) hoặc nếu hệ thống chưa hỗ trợ thì phải nộp trực tiếp bản giấy có dấu đỏ gốc. Nếu cố tình nộp ảnh quét trong những trường hợp này, hồ sơ có nguy cơ bị trả lại ngay lập tức, bị yêu cầu bổ sung nhiều lần, hoặc tệ hơn là không được công nhận giá trị pháp lý, dẫn đến chậm trễ nghiêm trọng trong công việc.
IV. Giải pháp đúng khi nộp hồ sơ qua mạng với dấu chữ ký.
Để tránh rủi ro và đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng, tổ chức và cá nhân nên chủ động áp dụng các biện pháp sau:
Trước hết, đăng ký và sử dụng chữ ký số cùng con dấu điện tử từ các nhà cung cấp uy tín;
Thứ hai, luôn đọc kỹ hướng dẫn chi tiết của từng thủ tục trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc website chính thức của cơ quan quản lý để nắm rõ yêu cầu cụ thể;
Thứ ba, trong trường hợp bất khả kháng phải nộp bản scan, cần đính kèm văn bản cam kết chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của nội dung và sẵn sàng xuất trình bản gốc khi cơ quan yêu cầu.
Những bước chuẩn bị này không chỉ giúp hồ sơ đạt chuẩn pháp lý mà còn thể hiện thái độ chuyên nghiệp, hợp tác trong quá trình chuyển đổi số.
Tóm lại, ảnh quét dấu và chữ ký không thể thay thế hoàn toàn cho chữ ký số hoặc bản gốc có giá trị pháp lý. Việc sử dụng chúng chỉ nên giới hạn ở giai đoạn xem xét tạm thời, sơ bộ và tuyệt đối không được coi là hồ sơ chính thức. Để hồ sơ điện tử khi nộp qua mạng được chấp nhận một cách hợp lệ và suôn sẻ, cá nhân, doanh nghiệp cần ưu tiên sử dụng chữ ký số và con dấu điện tử đã được chứng thực theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Đây chính là giải pháp then chốt, góp phần bảo đảm tính minh bạch, an toàn pháp lý và nâng cao hiệu quả của công cuộc chuyển đổi số trong lĩnh vực hành chính công tại Việt Nam hiện nay.
Hãy liên hệ với Chúng tôi để được sở hữu những con dấu như ý!
(Hotline: 0969 270 277)