Con dấu tròn là biểu tượng pháp nhân của doanh nghiệp, dùng để xác thực văn bản, hợp đồng. Khi thay đổi trụ sở chính hoặc có sự điều chỉnh hành chính cấp tỉnh như sáp nhập, chia tách, nhiều doanh nghiệp băn khoăn: Có cần khắc lại dấu không? Dấu cũ còn dùng được không? Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Khái niệm về dấu tròn.
Dấu tròn công ty là loại con dấu chính thức của tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp hoặc hộ kinh doanh, được sử dụng để xác nhận tính hợp pháp của văn bản, chứng từ, hợp đồng do tổ chức đó ban hành. Gọi là “dấu tròn” vì hình dạng thường là hình tròn, bên trong thể hiện các thông tin cơ bản như tên đầy đủ của doanh nghiệp hoặc cơ quan, mã số doanh nghiệp (hoặc mã số thuế), có thể kèm theo địa chỉ hoặc tên cơ quan chủ quản nếu có. Dấu tròn được xem là dấu nhận diện pháp nhân, là biểu tượng thể hiện quyền hạn, trách nhiệm và tính xác thực của tổ chức trong mọi giao dịch, văn bản hành chính. Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu; được phép tự khắc dấu mà không cần cơ quan công an cấp phép như trước đây; nội dung con dấu phải thể hiện tên và mã số doanh nghiệp; doanh nghiệp được quyền sử dụng nhiều con dấu nếu có nhu cầu nhưng phải chịu trách nhiệm quản lý.
II. Đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp có cần khắc lại dấu tròn?
Việc khắc lại con dấu chỉ thực sự cần thiết khi địa chỉ được khắc trên dấu không còn phản ánh đúng thực tế. Cụ thể, nếu con dấu cũ có in địa chỉ chi tiết như “Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh” và doanh nghiệp chuyển trụ sở sang Quận 1 hoặc một tỉnh khác như Bình Dương, nội dung trên dấu sẽ trở nên sai lệch, dễ gây hiểu lầm hoặc bị từ chối khi nộp hồ sơ, ký kết hợp đồng, chứng từ với đối tác và cơ quan nhà nước. Do đó, doanh nghiệp nên khắc lại con dấu mới để đảm bảo tính chính xác và tránh các rắc rối không đáng có. Ngược lại, nếu con dấu chỉ ghi tên doanh nghiệp kèm mã số thuế mà không đề cập địa chỉ cụ thể, doanh nghiệp hoàn toàn không cần khắc lại vì thông tin pháp lý cốt lõi vẫn đúng, đồng thời địa chỉ trụ sở đã được cập nhật đầy đủ trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
III. Sáp nhập, chia tách tỉnh dấu tròn cũ có còn giá trị không?
Khi Nhà nước tiến hành sáp nhập hoặc chia tách đơn vị hành chính cấp tỉnh, thành phố – ví dụ như huyện Bình Chánh được nâng cấp thành thành phố Bình Chánh thuộc TP. Hồ Chí Minh – doanh nghiệp tại khu vực đó sẽ chịu ảnh hưởng về địa chỉ hành chính. Trong trường hợp này, con dấu cũ vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý nếu vẫn ghi đúng tên doanh nghiệp và mã số thuế. Pháp luật hiện hành không có bất kỳ quy định nào bắt buộc doanh nghiệp phải thay đổi con dấu khi địa danh hành chính thay đổi, và địa chỉ mới đã được cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật tự động trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, để đảm bảo tính đồng nhất, minh bạch trong toàn bộ hồ sơ pháp lý, tránh tranh chấp tiềm ẩn khi làm việc với cơ quan nhà nước hoặc đối tác, doanh nghiệp nên chủ động khắc lại con dấu mới phản ánh chính xác địa chỉ hành chính hiện hành, từ đó nâng cao uy tín và sự chuyên nghiệp trong giao dịch.
Tóm lại, doanh nghiệp không bắt buộc phải khắc lại dấu tròn khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính hoặc khi có sự sáp nhập, chia tách tỉnh, thành phố, trừ những trường hợp nội dung khắc trên dấu không còn phù hợp với thực tế. Con dấu cũ vẫn hoàn toàn hợp pháp nếu phản ánh đúng tên doanh nghiệp và mã số thuế.
Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ lại để được tư vấn cụ thể!
(Hotline: 0969 270 277)