Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, việc sử dụng chữ ký điện tử và dấu chữ ký khắc, hay còn gọi là dấu chữ ký đóng mực, đã trở nên phổ biến trong nhiều hoạt động hành chính và doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa hai loại dấu này, dẫn đến việc sử dụng sai mục đích hoặc không đảm bảo giá trị pháp lý. Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Dấu chữ ký khắc và dấu chữ ký điện tử là gì?
Dấu chữ ký khắc là mẫu chữ ký được khắc thủ công hoặc bằng máy lên con dấu, sau đó dùng mực để in lên văn bản giấy. Dấu này mô phỏng chữ ký thật của cá nhân và thường được dùng khi người ký không trực tiếp ký tay.
Ngược lại, dấu chữ ký điện tử là hình thức ký số được thực hiện thông qua hệ thống điện tử. Dấu này có thể hiển thị dưới dạng hình ảnh chữ ký hoặc mã ký số, gắn liền với chứng thư số, dưới dạng token hoặc hệ thống ký số, được cơ quan có thẩm quyền cấp.
II. Dấu chữ ký khắc và dấu chữ ký điện tử có gì khác nhau?
Trước hết, về giá trị pháp lý, dấu chữ ký khắc không được pháp luật Việt Nam công nhận là chữ ký hợp pháp vì đây chỉ là dấu mô phỏng hình ảnh chữ ký, không thể hiện ý chí thực sự của người ký, do đó không có giá trị pháp lý nếu dùng để thay thế chữ ký thật. Trên thực tế, loại dấu này chỉ được sử dụng nội bộ hoặc hỗ trợ hành chính đơn giản, chẳng hạn như ký trên phiếu yêu cầu, biên nhận nội bộ hay hồ sơ không có tính pháp lý cao. Ngược lại, theo Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký điện tử – bao gồm chữ ký số – có giá trị pháp lý hoàn toàn tương đương chữ ký tay nếu đáp ứng các điều kiện: được tạo ra từ chứng thư số hợp lệ, do chủ sở hữu kiểm soát duy nhất và thể hiện rõ sự đồng ý của họ đối với nội dung văn bản. Vì vậy, dấu chữ ký điện tử được áp dụng rộng rãi trong các giao dịch có tính pháp lý như hồ sơ điện tử, hợp đồng trực tuyến, tờ khai hải quan, hồ sơ thuế, đăng ký doanh nghiệp online và nhiều hoạt động giao dịch điện tử khác.
Về đặc điểm kỹ thuật và cách sử dụng, dấu chữ ký khắc là con dấu vật lý được in mực, tạo ra bằng cách khắc trên cao su, đồng hoặc nhựa. Loại dấu này dễ bị người khác sử dụng nếu giữ được con dấu, không có giá trị pháp lý chính thức và chỉ phù hợp với công việc nội bộ, hành chính đơn giản. Trong khi đó, dấu chữ ký điện tử là tệp ký số hoặc hình ảnh điện tử, được tạo bằng phần mềm ký số kết hợp chứng thư số, gắn liền với tài khoản hoặc chứng thư riêng của từng cá nhân. Nhờ vậy, nó đảm bảo tính xác thực, có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay khi hợp lệ và được sử dụng trong các hồ sơ, hợp đồng, giao dịch điện tử đòi hỏi tính ràng buộc pháp lý cao.
Về ưu nhược điểm, dấu chữ ký khắc có ưu điểm là nhanh chóng, tiện lợi, phù hợp khi cần ký số lượng lớn giấy tờ nội bộ. Tuy nhiên, nhược điểm lớn là không có giá trị pháp lý, dễ bị lạm dụng và khó kiểm soát người sử dụng thực sự. Ngược lại, dấu chữ ký điện tử nổi bật với ưu điểm bảo mật cao, khả năng xác thực danh tính chính xác và được công nhận hợp lệ trong mọi giao dịch điện tử. Dù vậy, nó cũng có nhược điểm là yêu cầu thiết bị chuyên dụng, chứng thư số, kiến thức sử dụng phần mềm và phải chịu chi phí duy trì định kỳ.
Cuối cùng, về thời điểm sử dụng, dấu chữ ký khắc phù hợp khi doanh nghiệp cần xử lý nhanh các hồ sơ nội bộ hoặc ký các biểu mẫu không mang tính ràng buộc pháp lý. Trong khi đó, dấu chữ ký điện tử là lựa chọn bắt buộc khi nộp hồ sơ qua mạng, ký hợp đồng trực tuyến, thực hiện thủ tục với cơ quan nhà nước hoặc tham gia giao dịch thương mại điện tử – những hoạt động đòi hỏi tính xác thực, an toàn và giá trị pháp lý rõ ràng.
Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ lại để được tư vấn cụ thể!
(Hotline: 0969 270 277)