Trong thời đại chuyển đổi số, các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp hầu hết đang dần áp dụng hình thức hồ sơ điện tử, chữ ký số và con dấu điện tử để thay thế dần hồ sơ giấy. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn sử dụng dấu dập nổi để thể hiện tính xác thực trên bản cứng. Vậy dấu dập nổi có được công nhận trong hồ sơ điện tử hay không. Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Dấu dập nổi là gì?
Dấu dập nổi là loại con dấu sử dụng lực ép cơ học để tạo hình nổi hoặc lõm lên bề mặt giấy, không sử dụng mực in. Dấu này thường được dùng cho văn bản gốc, giấy chứng nhận, chứng thư, bản sao y, hoặc các tài liệu nội bộ cần bảo mật cao, nhằm chống làm giả và xác định rõ tính nguyên bản. Khác với dấu mực, dấu dập nổi chỉ có hiệu lực trên bản giấy. Khi scan, chụp hoặc chuyển sang dạng PDF, hình nổi thường không thể hiện rõ ràng, nên khó xác minh bằng mắt thường trong môi trường điện tử.
II. Dấu dập nổi có được công nhận trong hồ sơ điện tử không?
Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2024 và Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử được xác định thông qua chữ ký số, con dấu điện tử hoặc mã định danh điện tử, chứ không dựa vào dấu dập nổi hay dấu mực thông thường. Theo Điều 14 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định dữ liệu điện tử có giá trị pháp lý như bản giấy nếu nội dung được đảm bảo toàn vẹn và có thể xác định được người khởi tạo. Theo Điều 8 Nghị định 45/2020/NĐ-CP nêu rõ hồ sơ điện tử hợp lệ phải có chữ ký số hoặc dấu điện tử hợp pháp của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền. Như vậy, dấu dập nổi không có chức năng thay thế chữ ký số hay con dấu điện tử trong hồ sơ điện tử.
Mặc dù không được công nhận trực tiếp trong hồ sơ điện tử, nhưng dấu dập nổi vẫn có thể được chấp nhận gián tiếp trong một số tình huống nhất định. Khi hồ sơ điện tử là bản scan từ bản giấy có dấu dập nổi, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu bản gốc đối chiếu hoặc xác thực bản sao điện tử từ bản chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Trong giao dịch có song song bản giấy và bản điện tử, dấu dập nổi trên bản giấy vẫn có giá trị pháp lý riêng biệt, còn bản điện tử chỉ mang tính tham khảo hoặc nộp tạm thời trên cổng dịch vụ công. Khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu bản chứng thực, người nộp hồ sơ có thể sử dụng bản sao chứng thực điện tử được ký số bởi cơ quan có thẩm quyền, trong đó bản gốc có thể mang dấu dập nổi.
Tóm lại, dấu dập nổi không được công nhận là hợp pháp trong hồ sơ điện tử, vì nó không có khả năng xác thực danh tính và không thể hiện rõ trên dữ liệu số. Tuy nhiên, dấu dập nổi vẫn giữ nguyên giá trị đối với bản giấy gốc và có thể được chấp nhận gián tiếp khi quy trình yêu cầu bản đối chiếu hoặc chứng thực điện tử.
Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ lại để được tư vấn cụ thể!
(Hotline: 0969 270 277)