Trong hoạt động doanh nghiệp và hành chính, dấu chữ ký ngày càng được sử dụng phổ biến nhờ tính tiện lợi và tốc độ xử lý nhanh. Bước sang năm 2026, nhiều cá nhân và doanh nghiệp vẫn băn khoăn: dấu chữ ký được đóng lên những văn bản nào là hợp lệ? Dùng sai có rủi ro pháp lý không? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu đúng – dùng đúng – tránh sai sót.
Dấu chữ ký là gì? Có giá trị pháp lý không?
Dấu chữ ký là con dấu khắc mô phỏng chữ ký tay của cá nhân (thường là giám đốc, người đại diện pháp luật, trưởng bộ phận). Dấu này không thay thế hoàn toàn chữ ký tay, mà được sử dụng trong những trường hợp nhất định, theo quy định nội bộ hoặc thông lệ hành chính.
Năm 2026, pháp luật không cấm sử dụng dấu chữ ký, nhưng giá trị pháp lý của văn bản vẫn phụ thuộc vào loại văn bản và quy định áp dụng.
Năm 2026, dấu chữ ký được đóng lên những văn bản nào?
Dưới đây là các nhóm văn bản được phép hoặc thường xuyên sử dụng dấu chữ ký trong thực tế:
1. Văn bản nội bộ doanh nghiệp
Đây là nhóm văn bản phổ biến nhất được đóng dấu chữ ký trong năm 2026, bao gồm:
-
Thông báo nội bộ
-
Quyết định phân công công việc
-
Công văn nội bộ
-
Giấy giới thiệu
-
Phiếu đề xuất, phiếu trình ký
Các văn bản này không phát sinh nghĩa vụ pháp lý với bên thứ ba, nên việc sử dụng dấu chữ ký giúp tiết kiệm thời gian, đặc biệt với doanh nghiệp quy mô lớn.
2. Văn bản hành chính – nghiệp vụ thường xuyên
Trong thực tế vận hành, dấu chữ ký thường được dùng cho:
-
Phiếu thu – phiếu chi nội bộ
-
Biên bản bàn giao tài sản
-
Biên bản họp (không mang tính quyết định pháp lý)
-
Đề nghị thanh toán, tạm ứng
Miễn là có quy chế sử dụng dấu chữ ký rõ ràng, các văn bản này vẫn được chấp nhận trong kiểm soát nội bộ năm 2026.
3. Văn bản gửi đối tác (không ràng buộc pháp lý)
Một số doanh nghiệp năm 2026 cho phép đóng dấu chữ ký trên:
-
Thư thông báo
-
Thư mời họp
-
Thư xác nhận thông tin
-
Văn bản trao đổi không mang tính hợp đồng
Tuy nhiên, nên kết hợp dấu công ty hoặc chữ ký tay trong các trường hợp quan trọng để tránh tranh chấp.
Những văn bản KHÔNG nên dùng dấu chữ ký năm 2026
Dù tiện lợi, dấu chữ ký không được khuyến khích (hoặc không được chấp nhận) trong các trường hợp sau:
-
Hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động
-
Văn bản pháp lý gửi cơ quan nhà nước
-
Hồ sơ thuế, bảo hiểm, ngân hàng
-
Giấy ủy quyền, cam kết trách nhiệm pháp lý
-
Văn bản có giá trị tranh chấp cao
Với các văn bản này, chữ ký tay gốc (hoặc chữ ký số hợp lệ) vẫn là yêu cầu bắt buộc trong năm 2026.
Dấu chữ ký có thể dùng thay chữ ký tay không?
Câu trả lời là: Không hoàn toàn.
-
Dấu chữ ký chỉ mang tính hỗ trợ
-
Không thay thế chữ ký tay trong giao dịch pháp lý
-
Giá trị phụ thuộc vào quy định nội bộ và sự chấp thuận của các bên liên quan
Do đó, doanh nghiệp nên quy định rõ:
Văn bản nào được dùng dấu chữ ký – văn bản nào bắt buộc ký tay.
Lưu ý quan trọng khi sử dụng dấu chữ ký năm 2026
Để tránh rủi ro, doanh nghiệp cần:
-
Ban hành quy chế sử dụng dấu chữ ký bằng văn bản
-
Chỉ định người quản lý dấu cụ thể
-
Không sử dụng dấu chữ ký tràn lan
-
Tránh dùng cho văn bản có giá trị pháp lý cao
-
Lưu trữ văn bản đã đóng dấu đúng quy trình
Năm 2026, dấu chữ ký được phép sử dụng trên nhiều loại văn bản nội bộ và hành chính, giúp tối ưu tốc độ xử lý công việc. Tuy nhiên, dấu chữ ký không thay thế chữ ký tay trong các văn bản pháp lý quan trọng.