Khi một trường tư thục vừa được cấp phép thành lập và chuẩn bị đi vào hoạt động, con dấu là công cụ hành chính không thể thiếu để ký văn bản, xác nhận hồ sơ học sinh, ký kết hợp đồng và thực hiện các giao dịch pháp lý. Tuy nhiên, rất nhiều trường mới thành lập vẫn băn khoăn không biết hiện nay có được tự đi khắc dấu hay vẫn phải xin phép cơ quan công an như quy định cũ. Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Trường tư thục có phải xin phép công an khi khắc dấu không?
Trường tư thục hoàn toàn được tự khắc dấu mà không cần xin phép cơ quan công an trước hay sau khi làm dấu. Theo quy định hiện hành, Nhà nước đã bỏ hoàn toàn chế độ quản lý mẫu con dấu đối với doanh nghiệp và các tổ chức ngoài công lập, trong đó có trường mầm non, tiểu học, THCS, THPT tư thục và các cơ sở giáo dục tư thục khác. Quyền tự thiết kế hình dạng, nội dung, số lượng con dấu và quyết định thời điểm đưa vào sử dụng đều thuộc về người đại diện theo pháp luật của trường. Điều này đồng nghĩa với việc trường không phải nộp hồ sơ xin cấp dấu, không phải thông báo mẫu dấu lên cổng thông tin quốc gia, cũng không phải đến cơ quan công an để đăng ký hay xác nhận mẫu dấu như trước năm 2021. Ngay sau khi nhận được Giấy phép thành lập và hoạt động giáo dục hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trường có thể liên hệ ngay với bất kỳ cơ sở khắc dấu nào để đặt làm con dấu theo nhu cầu thực tế.
II. Vì sao trường tư thục không cần xin phép công an để khắc dấu?
Sự thay đổi này xuất phát từ tinh thần cải cách hành chính mạnh mẽ của Luật Doanh nghiệp 2020. Nhà nước đã chuyển từ cơ chế “xin – cho” sang cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với con dấu của các tổ chức ngoài nhà nước, giúp giảm đáng kể thủ tục rườm rà và tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho hoạt động của trường học. Hiện nay, cơ quan công an chỉ còn quản lý con dấu của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội, lực lượng vũ trang và một số đơn vị đặc thù khác, còn trường tư thục không thuộc diện này nên hoàn toàn được miễn trừ. Hơn nữa, quy định bắt buộc thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng đã chính thức bị bãi bỏ, do đó trường chỉ cần làm dấu và sử dụng ngay mà không phải chờ bất kỳ xác nhận nào từ cơ quan nhà nước.
III. Trường tư thục cần chuẩn bị gì trước khi khắc dấu?
Trước khi đặt làm con dấu, trường cần xác định rõ nội dung bắt buộc phải thể hiện để đảm bảo tính pháp lý, bao gồm tên trường đúng như trong giấy phép thành lập, mã số thuế (nếu đã được cấp), loại hình cơ sở như “Trường mầm non tư thục”, “Trường tiểu học tư thục”, “Trường THPT tư thục” hoặc “Công ty cổ phần – Trường tư thục” tùy theo mô hình tổ chức. Về hình thức, trường được tự do lựa chọn dấu tròn (phổ biến và được khuyến khích nhất trong lĩnh vực giáo dục), dấu vuông hoặc dấu chữ nhật, miễn sao phù hợp với nhu cầu sử dụng và không gây nhầm lẫn. Quan trọng nhất là chọn cơ sở khắc dấu uy tín, có máy móc hiện đại để đảm bảo con dấu sắc nét, bền đẹp, nội dung chính xác tuyệt đối và đặc biệt không sử dụng Quốc huy, huy hiệu nhà nước hoặc bất kỳ biểu tượng nào dễ gây hiểu nhầm với cơ quan công quyền.
IV. Sau khi có con dấu, trường tư thục cần làm gì?
Ngay sau khi nhận con dấu, trường cần ban hành quy chế nội bộ về quản lý và sử dụng con dấu, trong đó quy định rõ người giữ dấu, người được quyền đóng dấu, trình tự đóng dấu (phải có chữ ký tay trước khi đóng dấu), trách nhiệm bảo quản và xử lý khi mất hoặc hư hỏng. Con dấu chỉ được sử dụng đúng mục đích như ký văn bản hành chính, chứng thực hồ sơ học sinh, ký hợp đồng với phụ huynh, đối tác hoặc cơ quan quản lý giáo dục. Mặc dù không cần xin phép công an khi khắc dấu, trường vẫn phải liên hệ cơ quan công an trong ba trường hợp đặc biệt là khi mất con dấu, bị đánh cắp hoặc xảy ra tranh chấp liên quan đến việc sử dụng dấu trái phép. Như vậy, công an chỉ can thiệp khi có sự cố chứ không tham gia quản lý việc khắc dấu ban đầu.
Tóm lại, sau khi được cấp phép thành lập, trường tư thục hoàn toàn được tự đi khắc dấu mà không phải xin phép hay thông báo cơ quan công an dưới bất kỳ hình thức nào, bởi pháp luật hiện hành đã trao quyền tự chủ tuyệt đối về con dấu cho các tổ chức ngoài nhà nước. Trường chỉ cần đảm bảo nội dung con dấu chính xác với giấy tờ pháp lý, lựa chọn hình thức phù hợp và ban hành quy chế quản lý chặt chẽ. Việc hiểu đúng và thực hiện đúng quy định này sẽ giúp trường tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro pháp lý và vận hành hành chính một cách chuyên nghiệp, suôn sẻ ngay từ những ngày đầu hoạt động.
Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ lại để được tư vấn cụ thể!
(Hotline: 0969 270 277)