Con dấu là biểu tượng pháp lý quan trọng, xác nhận ý chí và trách nhiệm của tổ chức trong mọi giao dịch. Không chỉ công ty TNHH, cổ phần mới có con dấu, mà hộ kinh doanh, hợp tác xã, chi nhánh cũng được phép sử dụng dấu riêng tùy theo tư cách pháp nhân và quy mô hoạt động. Tuy nhiên, dấu của các loại hình này khác nhau rõ rệt về giá trị pháp lý, phạm vi sử dụng và tính bắt buộc. Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Cơ sở pháp lý quy định về con dấu các loại hình.
Việc sử dụng con dấu được điều chỉnh bởi Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Hợp tác xã 2012 (sửa đổi, bổ sung), Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp và Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý con dấu. Các quy định này được thiết kế riêng cho từng loại hình tổ chức, phù hợp với tư cách pháp nhân, quy mô và mục đích kinh doanh, nên dù đều là “con dấu tròn”, mỗi loại mang ý nghĩa và hiệu lực pháp lý khác nhau.
II. Dấu công ty – dấu pháp nhân chính thức, giá trị cao nhất.
Công ty (TNHH, cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, hợp danh…) là pháp nhân độc lập, có đầy đủ quyền và nghĩa vụ dân sự, tự chịu trách nhiệm tài sản riêng. Vì vậy, dấu tròn công ty là dấu pháp nhân chính thức, mang giá trị chứng thực cao nhất trong mọi giao dịch kinh doanh, hành chính, tài chính. Khi đóng dấu, văn bản thể hiện ý chí pháp lý của toàn tổ chức, có hiệu lực bắt buộc với các bên liên quan. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, công ty tự chủ hoàn toàn về hình thức (tròn, vuông, oval…), kích thước, số lượng, nội dung (tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, logo…) và không cần đăng ký mẫu dấu. Nội dung phổ biến gồm tên doanh nghiệp + mã số doanh nghiệp + địa danh hành chính. Mọi hợp đồng, hóa đơn, công văn, giấy ủy quyền có dấu công ty đều có giá trị pháp lý đầy đủ, được cơ quan nhà nước, ngân hàng, đối tác công nhận ngay lập tức.
III. Dấu hợp tác xã – tương tự công ty nhưng giới hạn trong phạm vi tập thể.
Hợp tác xã là pháp nhân tập thể, hoạt động theo nguyên tắc tự nguyện, dân chủ, bình đẳng nhằm hỗ trợ xã viên trong sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. Vì là pháp nhân, hợp tác xã được quyền có con dấu riêng. Hình thức con dấu gần giống công ty: hình tròn, có viền, thường ghi “Hợp tác xã [tên]” hoặc “Liên hiệp hợp tác xã [tên]”, kèm mã số đăng ký và địa chỉ trụ sở. Tuy nhiên, giá trị pháp lý của dấu hợp tác xã bị giới hạn trong phạm vi hoạt động của hợp tác xã, chủ yếu phục vụ giao dịch giữa xã viên với hợp tác xã hoặc hợp tác xã với bên thứ ba trong lĩnh vực được cấp phép. Dấu này không mang tính thương mại độc lập như công ty mà chỉ thể hiện ý chí tập thể theo điều lệ. Người đại diện hợp pháp (Giám đốc hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị) chịu trách nhiệm quản lý và đóng dấu trên biên bản họp xã viên, hợp đồng cung ứng, hóa đơn dịch vụ… Việc sử dụng phải tuân thủ nghiêm ngặt điều lệ đã đăng ký.
IV. Dấu chi nhánh – dấu phụ thuộc, hiệu lực theo ủy quyền.
Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của công ty, không có tư cách pháp nhân riêng, không thể tự ký hợp đồng độc lập hay chịu trách nhiệm tài sản. Vì vậy, dấu chi nhánh không phải dấu pháp nhân mà chỉ là dấu hành chính nội bộ do công ty mẹ cho phép sử dụng để thuận tiện hoạt động địa phương. Công ty mẹ quyết định có cho chi nhánh khắc dấu riêng hay không. Nếu cho phép, nội dung thường rõ ràng như “Chi nhánh Công ty TNHH ABC – Tại TP. Hà Nội” hoặc “Chi nhánh Công ty CP XYZ – Tại Đà Nẵng”. Dấu chi nhánh chỉ có hiệu lực trong phạm vi ủy quyền, dùng để ký nhận công văn, biên bản làm việc với cơ quan địa phương, đóng trên hóa đơn, phiếu thu/chi tại chi nhánh, xác nhận giấy tờ nội bộ. Tuyệt đối không được dùng để ký hợp đồng lớn, vay vốn ngân hàng hay giao dịch mang tính pháp lý toàn công ty — những việc này phải dùng dấu công ty mẹ. Nếu lạm dụng, văn bản có thể bị coi là vô hiệu.
V. Dấu hộ kinh doanh – tự nguyện, mang tính nhận diện, không có giá trị pháp nhân.
Hộ kinh doanh cá thể do một cá nhân hoặc thành viên hộ gia đình làm chủ, không phải pháp nhân, nên pháp luật không bắt buộc phải có con dấu. Tuy nhiên, để thuận tiện giao dịch, nhiều hộ kinh doanh tự nguyện khắc dấu tròn riêng. Dấu này chỉ mang tính nhận diện thương hiệu, giúp khách hàng dễ nhận biết, hỗ trợ lập hóa đơn, ký hợp đồng nhỏ lẻ. Nội dung thường đơn giản: “Hộ kinh doanh [Tên chủ hộ/Tên cửa hàng] – [Địa chỉ] – [Mã số thuế]”. Quan trọng là dấu hộ kinh doanh không thay thế chữ ký của chủ hộ — mọi hợp đồng vẫn cần chữ ký tay mới có hiệu lực. Hộ kinh doanh tự quyết định, tự quản lý, tự chịu trách nhiệm về việc sử dụng dấu, không cần đăng ký mẫu dấu. Nếu không có dấu, hộ kinh doanh vẫn hoạt động bình thường, chỉ cần chữ ký + họ tên chủ hộ là đủ.
Như vậy, dấu công ty là dấu pháp nhân chính thức, giá trị pháp lý cao nhất, áp dụng trong mọi giao dịch. Dấu hợp tác xã tương đương về hình thức nhưng giới hạn trong phạm vi tập thể xã viên. Dấu chi nhánh chỉ là dấu phụ thuộc, hiệu lực theo ủy quyền. Dấu hộ kinh doanh hoàn toàn tự nguyện, không bắt buộc, không có giá trị pháp nhân, chỉ mang tính nhận diện. Hiểu rõ sự khác biệt giúp tổ chức, cá nhân sử dụng con dấu đúng quy định, tránh nhầm lẫn, tranh chấp pháp lý và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác, cơ quan quản lý nhà nước.
Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ lại để được tư vấn!
(Hotline: 0969 270 277)