Dưới đây là hướng dẫn chung và những lưu ý về việc sử dụng con dấu khi sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính trước ngày 30/6/2025 (căn cứ các văn bản liên quan, đặc biệt là Công văn 2425/BCA-C06/2025).
- Căn cứ pháp lý.
- Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định quản lý và sử dụng con dấu.
- Công văn 579/BCA-C06 ngày 25/02/2025 hướng dẫn đăng ký mẫu con dấu, thu hồi con dấu sau khi tổ chức lại đơn vị hành chính.
- Công văn 2425/BCA-C06 ngày 05/06/2025 bổ sung hướng dẫn việc đăng ký mẫu, thu hồi con dấu sau sắp xếp đơn vị hành chính.
- Ban Tổ chức Trung ương cũng có hướng dẫn về con dấu của tổ chức đảng sau khi sắp xếp bộ máy, đơn vị hành chính.
- Có quy định rằng chỉ khắc, đổi con dấu mới sau khi sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh (các đơn vị cấp xã, cấp huyện nếu không đổi mẫu thì tiếp tục dùng con dấu cũ) cho đến khi thực hiện sắp xếp.
- Những nguyên tắc sử dụng con dấu khi sắp xếp đơn vị hành chính trước 30/6/2025.
- Trước khi sắp xếp (trước khi có hiệu lực quyết định sắp xếp): Cơ quan, đơn vị tiếp tục sử dụng con dấu hiện hành (HĐND, UBND, tổ chức, doanh nghiệp…) mà chưa có thay đổi mẫu. Không khắc, đổi con dấu mới nếu chưa có quyết định sắp xếp (đối với cấp tỉnh).
- Ngay khi có quyết định sắp xếp có hiệu lực: Cơ quan, tổ chức phải tiến hành đăng ký mẫu con dấu mới (nếu có thay đổi). Nộp lại (thu hồi) con dấu cũ của các đơn vị sáp nhập theo quy định.
- Trong thời điểm chuyển giao / vận hành mô hình chính quyền 2 cấp: Sử dụng con dấu mới theo mẫu nếu đã đăng ký và được cấp. Nếu đơn vị chưa thay đổi mẫu con dấu (về tên, phạm vi…), có thể tiếp tục sử dụng con dấu hiện hành để đảm bảo tính liên tục.Các cơ quan chuyên môn thuộc cấp xã được phép có con dấu riêng để thực hiện nhiệm vụ theo Nghị quyết 190/NQ-CP ngày 26/6/2025 (như phòng chuyên môn cấp xã).
- Sau khi sắp xếp hoàn tất (sau 30/6/2025): Cơ quan, tổ chức phải hoàn chỉnh việc đăng ký mẫu con dấu, đổi con dấu mới nếu cần. Con dấu cũ không còn phù hợp sẽ bị thu hồi, không được dùng tiếp. Cơ quan đăng ký mẫu con dấu mới qua tài khoản định danh điện tử từ ngày 01/7/2025 trở đi.
- Các bước cần thực hiện.
- Đăng ký mẫu con dấu mới:
- Sau khi có quyết định sắp xếp có hiệu lực, cơ quan / đơn vị phải nộp đề nghị đăng ký mẫu con dấu mới nếu có thay đổi.
- Đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan quản lý con dấu (Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội – Công an cấp tỉnh) theo hướng dẫn.
- Từ 01/7/2025, việc đăng ký mẫu con dấu sẽ được thực hiện qua tài khoản định danh điện tử của cơ quan, tổ chức.
- Thủ hồi lại con dấu cũ.
- Các con dấu cũ của các đơn vị bị sáp nhập (hoặc có thay đổi mẫu) phải được nộp lại/thu hồi theo quy định.
- Quá trình thu hồi phải được thực hiện đồng thời với việc cấp con dấu mới để tránh gián đoạn hoạt động.
- Kiểm tra, rà soát, bàn giao lại con dấu cũ.
- Các địa phương phải rà soát, hoàn tất việc cấp con dấu cho các đơn vị mới sau sắp xếp trước thời hạn (ví dụ có yêu cầu hoàn thành trước 20/7/2025) để đảm bảo không bị gián đoạn trong hoạt động.
- Cần có kế hoạch bàn giao, chuyển giao con dấu từ đơn vị cũ sang đơn vị mới trong thời gian chuyển đổi.
- Áp dụng mẫu con dấu cụ thể cho các cơ quan, tổ chức loại chuyên môn.
- Ví dụ: mẫu con dấu Thi hành án dân sự, Thuế, các tổ chức chuyên môn cấp xã có quy định riêng về kích thước, nội dung con dấu.
- Đối với các cơ quan chuyên môn thuộc cấp xã, được phép có con dấu để thực hiện nhiệm vụ theo Nghị quyết số 190/NQ-CP, với hướng dẫn chi tiết do Bộ Công an ban hành.
- Những lưu ý cần thiết:
- Không “vội vàng” khắc con dấu mới nếu chưa có quyết định sắp xếp hoặc chưa có hướng dẫn mẫu mới — tránh lãng phí hoặc sai lệch khi tổ chức mới được xác định.
- Đồng thời đảm bảo tính liên tục hoạt động hành chính, không để cơ quan, đơn vị không có con dấu khi chuyển giao — nên ngay khi có mẫu mới được chấp thuận cần cấp kịp thời.
- Phối hợp chặt chẽ với cơ quan công an quản lý con dấu để đảm bảo việc đăng ký mẫu, thu hồi, cấp con dấu mới đúng thủ tục.
- Cập nhật thông tin trên hệ thống định danh điện tử để thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu từ 01/7/2025 trở đi thông qua tài khoản định danh điện tử của cơ quan, tổ chức.
- Chuẩn xác tên, địa giới hành chính, tên cơ quan sử dụng con dấu trong mẫu mới để tránh sai lệch so với thực tiễn tổ chức hành chính sau sắp xếp.
Các bạn có bất kỳ thắc mắc gì vui lòng liên hệ để được tư vấn !
(Hotline: 0969 270 277)