Dấu chức danh cũng là một loại dấu được quan tâm trong bối cảnh đát nước có nhiều thay đổi. Khi sử dụng dấu chức danh (dấu tên + chức vụ của người đại diện theo pháp luật, người ký văn bản hành chính…) sau khi có sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới hành chính (theo lộ trình hoàn tất trước 30/6/2025).Khắc dấu Việt Tín xin chia sẻ với các bạn một số lưu ý về mặt pháp lý và thực tiễn. Cụ thể:
- Cần xác định được địa giới hành chinh sau thay đổi.
- Nếu đơn vị hành chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở bị sáp nhập, đổi tên, chuyển cấp (ví dụ: quận → thành phố thuộc tỉnh, xã → phường…), thì địa chỉ pháp lý trên các loại dấu chức danh cần được điều chỉnh tương ứng.
- Nếu địa giới hành chính không thay đổi, doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục sử dụng dấu chức danh hiện tại mà không bắt buộc thay thế.
👉 Ví dụ:
Trước sáp nhập: “Phó Giám đốc – UBND Quận Đống Đa, TP Hà Nội”
Sau sáp nhập: “Phó Giám đốc – UBND Phường Láng, TP Hà Nội” (phải đổi dấu chức danh cho phù hợp).
- Kiểm tra lại nội dung con dấu chức danh hiện tại đang sử dụng.
Doanh nghiệp tư nhân, công ty:
- Dấu chức danh của người đại diện pháp luật (Giám đốc, Chủ tịch…) không bắt buộc có địa chỉ, nhưng nếu có thể hiện thì phải đổi theo địa chỉ hành chính mới.
- Khi đổi dấu chức danh, không cần đăng ký lại với cơ quan đăng ký kinh doanh (theo Luật Doanh nghiệp 2020), nhưng nên lưu hồ sơ nội bộ về việc thay đổi để chứng minh tính hợp pháp khi có kiểm tra.
Cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp:
- Thường bắt buộc đổi toàn bộ hệ thống dấu (tròn + chức danh) theo tên gọi mới được UBTVQH hoặc Chính phủ phê duyệt.
- Sau khi được cấp dấu mới, phải thu hồi và tiêu hủy dấu cũ theo quy định về quản lý con dấu của Bộ Công an.
- Lưu ý khi sử dụng dấu chức danh cũ và mới song song nhau.
- Trong giai đoạn chuyển tiếp (trước 30/6/2025), một số đơn vị có thể được tạm thời sử dụng dấu chức danh cũ cho đến khi có văn bản hướng dẫn chi tiết.
- Tuy nhiên, văn bản quan trọng như hợp đồng, giấy ủy quyền, văn bản gửi cơ quan nhà nước… nên ưu tiên sử dụng dấu mới để tránh bị trả hồ sơ.
- Nếu sử dụng dấu cũ, nên kèm theo văn bản giải trình hoặc quyết định về việc sáp nhập để chứng minh tính liên tục pháp lý.
Các bạn có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ lại để được tư vấn!
(Hotline: 0969 270 277)