Trong quá trình phát triển kinh doanh, nhiều hộ kinh doanh cá thể đạt được sự ổn định về doanh thu, khách hàng và quy mô hoạt động, từ đó nảy sinh nhu cầu chuyển đổi lên loại hình doanh nghiệp như công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần hoặc doanh nghiệp tư nhân. Việc chuyển đổi này giúp họ dễ dàng hơn trong việc ký kết hợp đồng lớn, mở rộng thị trường, tham gia đấu thầu dự án hoặc tiếp cận nguồn vốn ngân hàng. Tuy nhiên, một câu hỏi thường gặp khi thực hiện thủ tục chuyển đổi là liệu con dấu cũ của hộ kinh doanh có được giữ lại để tiếp tục sử dụng cho doanh nghiệp mới hay không. Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Căn cứ pháp lý về chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp.
Theo Điều 42 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh được quyền chuyển đổi thành doanh nghiệp dưới bất kỳ loại hình nào phù hợp như công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty cổ phần hoặc doanh nghiệp tư nhân.
Khi thực hiện chuyển đổi, hộ kinh doanh phải nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mới tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư, đồng thời chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh cũ. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thực thể mới này trở thành một pháp nhân độc lập, sở hữu mã số doanh nghiệp riêng, con dấu riêng và chịu đầy đủ quyền, nghĩa vụ pháp lý theo Luật Doanh nghiệp năm 2020.
II. Khi hộ kinh doanh chuyển lên doanh nghiệp thì có được giữ lại dấu cũ không?
Khi hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp, con dấu cũ của hộ kinh doanh sẽ mất hoàn toàn giá trị pháp lý vì những lý do cơ bản sau đây:
Thứ nhất là sự thay đổi về tư cách pháp lý: hộ kinh doanh chỉ là cá nhân hoặc nhóm cá nhân đứng tên đăng ký kinh doanh, không có tư cách pháp nhân đầy đủ, trong khi doanh nghiệp mới là một pháp nhân độc lập theo pháp luật, có quyền sở hữu tài sản, ký kết hợp đồng và chịu trách nhiệm vô hạn hoặc hữu hạn tùy loại hình. Do đó, con dấu của hộ kinh doanh không thể đại diện cho pháp nhân mới.
Thứ hai là sự thay đổi về tên gọi và mã số đăng ký: khi chuyển đổi, cơ quan đăng ký sẽ cấp một mã số doanh nghiệp hoàn toàn mới, khác biệt với mã số thuế hoặc mã số hộ kinh doanh trước đó. Con dấu cũ thường được khắc với nội dung “HỘ KINH DOANH” kèm tên chủ hộ và mã số thuế cũ, trong khi con dấu mới phải ghi rõ “CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN” hoặc “CÔNG TY CỔ PHẦN” kèm tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp mới. Việc tiếp tục sử dụng dấu cũ sẽ gây hiểu lầm về tư cách pháp lý, làm mất hiệu lực của hợp đồng, hóa đơn và các tài liệu liên quan.
Thứ ba là quy định riêng về quản lý con dấu: theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được tự quyết định hình thức, số lượng và nội dung con dấu, nhưng bắt buộc phải thể hiện tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Quy định này chỉ áp dụng cho doanh nghiệp, không áp dụng cho hộ kinh doanh, do đó doanh nghiệp mới phải khắc con dấu riêng theo đúng tiêu chuẩn dành cho pháp nhân.
III. Xử lý đối với dấu cũ của hộ kinh doanh như thế nào?
Sau khi hoàn tất thủ tục chuyển đổi và doanh nghiệp chính thức đi vào hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh cũ cần thực hiện các bước xử lý con dấu cũ một cách nghiêm túc.
Trước hết, phải ngừng sử dụng con dấu cũ ngay lập tức kể từ ngày doanh nghiệp mới được cấp mã số. Tiếp theo, con dấu cũ nên được bảo quản riêng hoặc hủy bỏ hoàn toàn theo quy trình nội bộ để tránh tình trạng vô tình sử dụng lại, dẫn đến tranh chấp pháp lý hoặc làm vô hiệu hóa các giao dịch. Đồng thời, doanh nghiệp cần nhanh chóng khắc con dấu mới dựa trên thông tin chính xác trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bao gồm tên doanh nghiệp đầy đủ và mã số doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp muốn công khai mẫu con dấu để đối tác và cơ quan nhà nước dễ nhận biết, có thể đăng tải thông tin này lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Như vậy, khi hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp, con dấu cũ của hộ kinh doanh không còn bất kỳ giá trị pháp lý nào và tuyệt đối không được phép sử dụng cho các tài liệu của doanh nghiệp mới. Sự thay đổi này bắt nguồn từ việc chuyển đổi tư cách pháp lý từ cá nhân không có pháp nhân sang pháp nhân độc lập, cùng với việc cấp mã số doanh nghiệp và tên gọi mới. Do đó, doanh nghiệp cần ngừng sử dụng dấu cũ ngay lập tức, hủy hoặc bảo quản cẩn thận dấu cũ, đồng thời khắc và sử dụng con dấu mới phù hợp với loại hình doanh nghiệp đã đăng ký. Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy trình này không chỉ đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp mà còn nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Quý khách hàng vui lòng liên hệ để được sở hữu con dấu như ý!
(Hotline: 0969 270 277)