Dấu tên bác sĩ (còn gọi là dấu chức danh hoặc dấu hành nghề) là vật dụng cá nhân quan trọng mà mọi bác sĩ đều phải sử dụng hàng ngày để ký xác nhận trên hồ sơ bệnh án, đơn thuốc, giấy chứng nhận sức khỏe, giấy khám sức khỏe đầu vào, giấy ra viện, biên lai phẫu thuật và rất nhiều loại giấy tờ y tế chuyên môn khác. Nếu dấu này bị mất, kẻ xấu hoàn toàn có thể lợi dụng để đóng dấu trái phép vào các văn bản giả mạo, từ đó gây tổn hại nghiêm trọng đến uy tín nghề nghiệp của bác sĩ, thậm chí dẫn đến trách nhiệm pháp lý (dân sự hoặc hình sự). Vì vậy, ngay khi phát hiện mất dấu, bác sĩ cần hành động nhanh chóng, đúng trình tự để vô hiệu hóa dấu cũ và hạn chế tối đa rủi ro. Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Báo ngay cho cơ sở y tế nơi bác sĩ đang làm việc khi dấu bác sĩ bị mất.
Đây là bước đầu tiên và bắt buộc phải làm ngay lập tức, dù là bệnh viện công lập, tư nhân hay phòng khám. Cơ sở y tế chính là đơn vị trực tiếp quản lý hoạt động hành nghề của bác sĩ, đồng thời cũng là nơi chịu ảnh hưởng đầu tiên nếu dấu bị sử dụng sai mục đích. Việc báo sớm giúp cơ sở kịp thời kiểm soát các hồ sơ đang lưu hành, tạm dừng công nhận chữ ký và dấu cũ, đồng thời phòng ngừa nguy cơ gian lận ngay từ bên trong.
Người cần báo cáo thường là trưởng khoa hoặc trưởng bộ phận chuyên môn mà bác sĩ đang công tác, phòng hành chính – tổ chức, hoặc thậm chí ban giám đốc nếu tình hình nghiêm trọng. Hình thức báo cáo tốt nhất là bằng văn bản (đơn trình bày hoặc biên bản mất dấu) có chữ ký xác nhận của hai bên để lưu hồ sơ nội bộ, tránh tranh cãi về sau.
II. Thông báo cho Sở Y tế khi dấu bác sĩ bị mất (nếu dấu liên quan đến hoạt động chuyên môn cần quản lý nhà nước).
Không phải mọi dấu tên cá nhân đều phải báo Sở Y tế, nhưng với những dấu được dùng để ký các giấy tờ có giá trị pháp lý cao (giấy chứng nhận sức khỏe lao động, giấy khám sức khỏe nghĩa vụ quân sự, giấy ra viện, giấy xác nhận phẫu thuật, giấy khám tuyển dụng, giấy giám định y khoa…) hoặc dấu được khắc dựa trên chứng chỉ hành nghề (CCHN) thì việc thông báo là rất cần thiết.
Lý do là Sở Y tế cần biết dấu cũ đã mất hiệu lực để tránh việc kẻ gian dùng dấu đó lập hồ sơ giả gửi lên các cơ quan nhà nước. Đồng thời, việc thông báo này cũng là căn cứ quan trọng để bác sĩ giải trình khi xin khắc và cấp lại dấu mới sau này. Một số cơ sở y tế còn có quy định nội bộ bắt buộc phải báo Sở Y tế trong mọi trường hợp mất dấu, vì vậy bác sĩ nên hỏi rõ phòng hành chính của đơn vị mình trước khi bỏ qua bước này.
III. Báo cáo mất dấu bác sĩ tại Công an địa phương (khi có nguy cơ bị lợi dụng, giả mạo).
Dấu tên bác sĩ không phải con dấu nhà nước hay con dấu pháp nhân nên pháp luật không bắt buộc phải báo công an trong mọi trường hợp. Tuy nhiên, nếu dấu bị mất do trộm cắp, cướp giật, thất lạc ở nơi công cộng hoặc có dấu hiệu bị người khác cố tình lấy để sử dụng sai mục đích thì việc đến công an phường/xã làm biên bản xác nhận mất dấu là vô cùng quan trọng.
Việc có biên bản công an sẽ giúp bác sĩ chứng minh được mình không chịu trách nhiệm đối với bất kỳ văn bản nào được đóng dấu giả mạo sau thời điểm mất. Đây cũng là lá chắn pháp lý vững chắc cho cả bác sĩ lẫn cơ sở y tế nếu sau này phát sinh vụ việc bị kiện hoặc điều tra.
IV. Lập biên bản nội bộ và xin cấp lại dấu tên bác sĩ.
Sau khi đã thông báo đầy đủ các bên liên quan, bác sĩ cần phối hợp với phòng hành chính của cơ sở y tế để lập biên bản mất dấu chính thức. Biên bản phải ghi rõ thời gian, địa điểm, hoàn cảnh mất dấu, mô tả chi tiết loại dấu (hình tròn, oval, kích thước, nội dung chữ…), đồng thời có cam kết của bác sĩ rằng nếu tìm lại được dấu cũ sẽ nộp lại ngay và không sử dụng nữa.
Tiếp theo, cơ sở y tế sẽ ra văn bản xác nhận mất dấu, tuyên bố dấu cũ không còn giá trị sử dụng, và tiến hành thủ tục khắc dấu mới theo đúng mẫu quy định của Bộ Y tế. Toàn bộ hồ sơ này sẽ được lưu lại để đối chiếu khi cần thiết.
Khi dấu tên bác sĩ bị mất, cần báo ngay lập tức cho cơ sở y tế nơi đang công tác, sau đó tùy trường hợp báo thêm Sở Y tế và Công an địa phương để vô hiệu hóa dấu cũ và bảo vệ pháp lý. Việc chủ động xử lý nhanh chóng, đúng trình tự sẽ giúp bảo vệ uy tín cá nhân, tránh bị kẻ xấu lợi dụng, đồng thời thể hiện trách nhiệm với đơn vị và người bệnh. Sau khi thông báo xong, hãy khẩn trương làm thủ tục cấp lại dấu mới để không gián đoạn công việc – coi đây là sự cố nghiêm trọng và xử lý ngay là cách bảo vệ tốt nhất cho chính mình và bệnh nhân.
Quý khách hàng có thắc mắc gì vui lòng liên hệ để được tư vấn cụ thể !
(Hotline: 0969 270 277)