Những điều cần biết khi sử dụng con dấu tại Việt Nam

Những điều cần biết khi sử dụng con dấu tại Việt Nam

Việc sử dụng con dấu trở nên quen thuộc trong công việc hàng ngày của mỗi cá nhân chúng ta, nó được xem là đại diện mang tính pháp lý cho cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp và được pháp luật Việt Nam công nhận. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm rõ cách sử dụng con dấu tuân thủ theo pháp luật quy định, dưới đây Khắc dấu Việt Tín sẽ gửi đến quý bạn đọc một số thông tin về việc sử dụng dấu mà bạn cần viết nhằm tránh các rủi ro khi dùng.

Lưu ý khi sử dụng con dấu

Khi dùng dấu, bạn phải tuân theo các quy tắc do pháp luật Việt Nam quy định như:

1. Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được sử dụng một con dấu. Trong trường hợp cần có thêm dấu có cùng nội dung như dấu thứ nhất thì phải được sự đồng ý của cơ quan có thẩm quyền thành lập bằng văn bản và phải có ký hiệu riêng để phân biệt với dấu thứ nhất;

2. Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ chứng minh nhân dân, thị thực visa có dán ảnh thì được khắc dấu dập nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ nhưng phải được cấp có thẩm quyền cho phép và nội dung khắc dấu phải giống như dấu ướt mà tổ chức đó được phép sử dụng.

3. Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ.

4. Trong trường hợp bị mất con dấu, đơn vị, doanh nghiệp phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đồng thời phải thông báo huỷ bỏ dấu bị mất.

5. Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ.

6. Khi đơn vị, tổ chức sử dụng con dấu chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thu hồi dấu và nộp lại dấu cho cơ quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấụ

7. Trong trường hợp tạm đình chỉ sử dụng dấu, đơn vị, tổ chức có thẩm quyền ra quyết định thành lập và cho phép sử dụng dấu phải thu hồi dấu và phải thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và các cơ quan liên quan biết.

Các quy định trên được áp dụng chung cho tất cả các doanh nghiệp cơ quan cá nhân kể cả cơ quan nhà nước. Bên cạnh đó, việc quản lý và đóng dấu cũng cần phải tuân thủ theo quy trình nhất định.

Quản lý con dấu

Thủ trưởng đơn vị, giám đốc công ty sẽ có trách nhiệm giữ và bảo quản dấu theo đúng quy định của pháp luật. Tuy nhiên ở một số doanh nghiệp thì con dấu có thể giao cho nhân viên văn thư bảo quản.

Con dấu cần được đóng trực tiếp tại đơn vị, công ty; trong trường hợp đi công tác mang theo dấu để phục vụ công việc thì phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu đi khỏi đơn vị, công ty. Nhân viên đóng dấu cần lưu ý:

– Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
– Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của đơn vị, tổ chức;
– Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
– Không được đóng dấu khống chỉ.

Cách đóng dấu phải tuân theo 1 số chuẩn mực:

1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

Dịch vụ khắc dấu Việt Tín hi vọng các thông tin trên giúp ích cho các bạn trong việc sử dụng dấu hiệu quả chính xác, phòng tránh được các rủi ro và tuân theo quy định của nhà nước Việt Nam.

Xem thêm:

Làm con dấu chữ kiểu Nhật
Quy định xử phạt làm con dấu giả

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *