Trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp có nghĩa vụ đăng ký con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, từ đó việc sử dụng con dấu sẽ được hợp pháp hóa.
Nghị định 167/2013/NĐ-CP quy định, trường hợp doanh nghiệp không làm thông báo mẫu dấu gửi lên Sở Kế hoạch & Đầu tư trước khi đưa dấu vào sử dụng sẽ bị xử phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 VNĐ. Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ phải bổ sung thông báo mẫu dấu gửi lên bộ phận 1 cửa để đăng tải nội dung theo quy định.
Có rất nhiều doanh nghiệp sau khi thành lập xong mà vội vàng cầm dấu đóng trên các loại giấy tờ, hợp đồng mà quên mất việc đăng ký con dấu. Điển hình những khách hàng sử dụng dịch vụ của chúng tôi. Sau khi họ tiến hành thủ tục đăng ký tài khoản ngân hàng, các ngân hàng yêu cầu họ về thông báo mẫu dấu thì họ mới liên hệ đến Luật Việt Tín để hỏi về giấy tờ này. Vậy làm thế nào để tra cứu được mẫu dấu cũng như biết được con dấu bạn đang dùng có hợp lệ?
- Việc đầu tiên doanh nghiệp truy cập vào https://dangkykinhdoanh.gov.vn/ của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Sau đó gõ tên doanh nghiệp hoặc mã số doanh nghiệp vào mục tìm kiếm bạn sẽ thấy xuất hiện những thông tin cơ bản của doanh nghiệp mình kèm theo mục Mẫu dấu. Kích chuột vào đó bạn có thể nhận được thông báo đăng ký con dấu doanh nghiệp của bạn.
- Khi nào phải tiến hành đăng ký con dấu sẽ được chúng tôi trả lời bằng những thông tin dưới đây:
Đăng ký con dấu doanh nghiệp trong trường hợp
Thực hiện thủ tục đăng ký con dấu của doanh nghiệp trong trường hợp như: Làm dấu sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hay thay đổi hình thức và nội dung và số lượng dấu của doanh nghiệp.
Theo quy định tại Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp thì hồ sơ, thủ tục đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp được thực hiện giống như quy định về đăng ký doanh nghiệp, theo đó thủ tục đăng ký mẫu dấu được tiến hành như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu con dấu. Hồ sơ bao gồm:
+ Thông báo về việc sử dụng mẫu dấu doanh nghiệp (Áp dụng theo mẫu tại phụ lục II-8 Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT. Trường hợp thông báo về việc thay đổi mẫu dấu, áp dụng mẫu thông báo tại phụ lục II-9)
+ Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ (Trong trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân/tổ chức, cần có văn bản ủy quyền cũng như giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền)
Bước 2: Doanh nghiệp gửi thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để đăng tải mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thông báo này áp dụng theo mẫu do Bộ Kế hoạch & Đầu tư quy định.
Nội dung thông báo gồm:
- Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
- Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm con dấu có hiệu lực
Đăng ký con dấu được nộp trực tiếp qua mạng. Doanh nghiệp cần chuẩn bị bản thông báo mẫu dấu dưới dạng file PDF gửi lên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau 3 ngày làm việc sẽ có thông báo kết quả về việc đăng tải mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý:
Khi nộp qua mạng, cụ thể tại trang web: dangkyquamang.dkkd.gov.vn các bạn cần phải có chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh thì mới có thể thực hiện được việc thông báo mẫu dấu. Kết quả về việc đăng tải mẫu dấu sẽ được gửi vào mail mà các bạn dùng để đăng ký tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số nếu các bạn dùng chữ ký số.
Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục đăng ký mẫu dấu không được đóng dấu mà chỉ cần người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký vì lúc này con dấu của doanh nghiệp chưa có hiệu lực.
Ngoài ra cũng có những doanh nghiệp băn khoăn rằng họ thành lập trước ngày Luật Doanh nghiệp năm 2014 có hiệu lực, con dấu do cơ quan công an quản lý, mà muốn đổi dấu, làm dấu mới thì thủ tục trả dấu và hủy dấu này tại Cơ quan công an sẽ được xử lý như thế nào? Trong trường hợp này bạn chỉ cần gửi cho chúng tôi đăng ký kinh doanh của công ty bạn đến Khắc dấu Việt Tín kèm bản Giấy xác nhận cấp con dấu của Cơ quan công an tại thời điểm thành lập chúng tôi sẽ tiến hành khắc dấu mới, soạn thảo Công văn xin trả lại dấu cho cơ quan công an đúng như mong muốn của bạn.
Xem Mẫu con dấu tròn
Nếu bạn cần tư vấn thêm về thủ tục đăng ký mẫu dấu, hãy liên hệ với công ty Luật Việt Tín chúng tôi, chúng tôi sẽ giải đáp toàn bộ thắc mắc của quý khách hàng!