Vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm hiện nay liên quan đến dấu tròn doanh nghiệp; Khắc dấu tròn công ty và sử dụng dấu đúng quy định của pháp luật là vấn đề sống còn của doanh nghiệp. Vậy tài liệu scan chứa dấu tròn công ty có giá trị pháp lý không?
Tài liệu scan có dấu tròn là bản chụp (ảnh hoặc file PDF) của văn bản giấy gốc đã được đóng dấu tròn công ty. Đây chỉ là bản sao điện tử không có ký số, khác với tài liệu điện tử có ký số (e-sign).
- Những trường hợp tài liệu scan có dấu tròn công ty có giá trị pháp lý.
- Bên nhận hồ sơ cho phép nộp bản scan: Nhiều cơ quan nhà nước cho phép nộp bản scan có dấu tròn qua cổng dịch vụ công để đối chiếu sau khi nộp bản gốc.
- Hai bên giao dịch thỏa thuận chấp nhận bản scan:Trong hợp đồng dân sự và thương mại, nếu các bên đồng ý dùng bản scan thì tài liệu này có thể được coi là bằng chứng giao dịch.
- Trong nội bộ doanh nghiệp: Dùng để trình ký, đối chiếu, truyền đạt thông tin.
- Những trường hợp tài liệu scan có dấu tròn công ty không có giá trị pháp lý.
- Không thay thế được bản gốc giấy khi pháp luật yêu cầu nộp bản gốc: Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ thuế yêu cầu bản gốc hoặc bản sao chứng thực.
- Không thay thế được tài liệu điện tử có ký số: Nếu cơ quan yêu cầu “văn bản điện tử hợp lệ”, thì phải có chữ ký số của người đại diện + dấu công ty dạng điện tử (nếu có yêu cầu).
- Không có giá trị chứng cứ mạnh trong tranh chấp: Vì người xem không thể chắc chắn bản scan không bị chỉnh sửa.
- Điều kiện để bản scan có giá trị pháp lý.
Để tài liệu điện tử được coi là hợp lệ theo Luật Giao dịch điện tử 2023, cần đáp ứng ít nhất một trong các điều kiện:
- Ký số bằng chữ ký số doanh nghiệp.
- Chứng thực điện tử bản scan.
- Bên nhận hồ sơ xác nhận chấp thuận bản scan
Như vậy; Bản can có dấu tròn công ty không có giá trị pháp lý khi không được ký số hồ sơ.
Quý khách hàng có thắc mắc gì vui lòng liên hệ để được tư vấn cụ thể !
(Hotline: 0969 270 277)