Trong rất nhiều thủ tục hành chính liên quan đến xây dựng, đầu tư dự án, tài chính công, giáo dục, y tế và các lĩnh vực khác, sau khi hồ sơ được bộ phận chuyên môn kiểm tra kỹ lưỡng, thường sẽ được đóng dấu “ĐÃ THẨM TRA” để xác nhận rằng tài liệu đã qua bước xem xét về mặt pháp lý cũng như kỹ thuật và đủ điều kiện trình lên cấp có thẩm quyền phê duyệt. Chính vì tính quan trọng của con dấu này mà nhiều cá nhân, doanh nghiệp khi chuẩn bị hồ sơ thường lo lắng rằng nếu thiếu dấu “đã thẩm tra” thì toàn bộ hồ sơ sẽ bị trả lại hoặc bị yêu cầu bổ sung, làm kéo dài thời gian giải quyết. Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Dấu “đã thẩm tra” là gì?
Dấu “đã thẩm tra” là con dấu chính thức do cơ quan, phòng ban hoặc đơn vị có chức năng thẩm tra đóng lên hồ sơ, nhằm xác nhận một cách rõ ràng rằng hồ sơ đã được kiểm tra đầy đủ về tính hợp pháp, tính đầy đủ của các tài liệu kèm theo, đồng thời nội dung đã được rà soát kỹ lưỡng theo đúng các quy định chuyên ngành hiện hành. Con dấu này còn thể hiện sự đồng ý của bộ phận thẩm tra để chuyển hồ sơ lên bước tiếp theo hoặc trình cấp lãnh đạo phê duyệt cuối cùng. Bạn thường bắt gặp dấu này trên bản vẽ thiết kế xây dựng, dự toán công trình, báo cáo tài chính, hồ sơ pháp lý doanh nghiệp, hoặc các biểu mẫu hành chính nội bộ của cơ quan nhà nước và tổ chức.
II. Khi nào hồ sơ bắt buộc phải có dấu “đã thẩm tra”?
Không phải mọi loại hồ sơ đều yêu cầu phải có dấu “đã thẩm tra”. Việc bắt buộc hay không phụ thuộc hoàn toàn vào quy định pháp luật và quy trình nội bộ của từng lĩnh vực cụ thể.
Một số trường hợp điển hình mà dấu này trở thành thành phần không thể thiếu bao gồm: Trong lĩnh vực xây dựng và thiết kế kỹ thuật, hầu hết bản vẽ thi công, dự toán chi phí đều phải được tổ chức thẩm tra độc lập hoặc phòng kỹ thuật thẩm tra trước khi trình cơ quan quản lý nhà nước phê duyệt, và dấu “đã thẩm tra” chính là minh chứng bắt buộc. Trong công tác tài chính – kế toán của các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp, nhiều chứng từ chi trả, quyết toán kinh phí phải qua bước kiểm tra, thẩm tra của phòng tài chính hoặc kế toán trưởng, và con dấu này chứng minh chứng từ đã hợp lệ để trình lãnh đạo ký duyệt. Ở các cơ quan hành chính, nhiều đơn vị đã ban hành mẫu biểu cố định, trong đó quy định rõ ràng vị trí phải có dấu “đã thẩm tra” của bộ phận chuyên môn trước khi chuyển lên lãnh đạo. Đối với một số thủ tục hành chính công, đặc biệt là các dự án đầu tư, xây dựng cơ bản, đấu thầu hoặc những thủ tục cần ý kiến thẩm định chuyên ngành, cơ quan tiếp nhận thường yêu cầu hồ sơ phải có xác nhận thẩm tra từ cơ quan chuyên môn trước khi chính thức thụ lý.
III. Thiếu dấu “đã thẩm tra” có bị trả lại hồ sơ không?
Trường hợp thứ nhất là khi pháp luật, văn bản quy phạm pháp luật, quy trình nội bộ hoặc chính mẫu biểu đã quy định dấu “đã thẩm tra” là thành phần bắt buộc. Lúc này, nếu thiếu dấu thì hồ sơ chắc chắn bị coi là chưa hoàn thiện, chưa qua bước kiểm tra cần thiết, do đó sẽ bị trả lại ngay hoặc bị yêu cầu bổ sung trong thời hạn nhất định.
Trường hợp thứ hai xảy ra khi dấu “đã thẩm tra” chỉ được sử dụng cho mục đích quản lý, lưu trữ nội bộ của đơn vị chuẩn bị hồ sơ và không nằm trong danh mục tài liệu mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu. Trong tình huống này, bạn vẫn có thể nộp hồ sơ bình thường mà không bị trả lại, vì cơ quan bên ngoài không quan tâm đến con dấu nội bộ đó.
Trường hợp thứ ba là khi cơ quan tiếp nhận cần biết chắc chắn hồ sơ đã được thẩm tra nhưng không nhất thiết phải thể hiện bằng con dấu, chỉ cần có chữ ký xác nhận của người thẩm tra hoặc biên bản thẩm tra kèm theo cũng được chấp nhận. Khi đó hồ sơ thường không bị trả lại ngay lập tức, nhưng cơ quan có quyền yêu cầu bổ sung giấy tờ chứng minh việc thẩm tra nếu thấy cần thiết.
IV. Thiếu dấu “đã thẩm tra” sẽ bị xử lý như thế nào?
Khi cán bộ tiếp nhận phát hiện hồ sơ thiếu dấu “đã thẩm tra” trong trường hợp bắt buộc phải có, thông thường họ sẽ áp dụng một trong các cách xử lý sau: thứ nhất là ra thông báo yêu cầu bổ sung, hướng dẫn cụ thể đóng dấu thẩm tra vào đúng vị trí và nộp lại bản đúng quy định trong thời hạn cho phép; thứ hai là từ chối tiếp nhận hồ sơ ngay từ đầu nếu dấu này được pháp luật quy định là thành phần bắt buộc không thể thiếu; thứ ba là tiếp nhận có điều kiện, tức là vẫn nhận hồ sơ để tránh làm gián đoạn thời gian hành chính của người dân, doanh nghiệp nhưng đồng thời ghi rõ phải bổ sung dấu thẩm tra trước khi chính thức giải quyết nội dung. May mắn là hầu hết các trường hợp đều không bị từ chối vĩnh viễn, chỉ cần bổ sung kịp thời là hồ sơ sẽ được xử lý tiếp.
Tóm lại, việc hồ sơ có bị trả lại hay không khi thiếu dấu “đã thẩm tra” hoàn toàn phụ thuộc vào quy định cụ thể của từng thủ tục hành chính mà bạn đang thực hiện. Nếu pháp luật, quy trình nội bộ hoặc mẫu biểu đã ghi rõ dấu này là thành phần bắt buộc thì thiếu dấu đồng nghĩa với việc hồ sơ chưa hợp lệ và chắc chắn sẽ bị yêu cầu hoàn thiện lại. Ngược lại, nếu con dấu chỉ mang tính chất quản lý nội bộ hoặc không nằm trong danh mục tài liệu phải nộp thì bạn hoàn toàn có thể nộp hồ sơ mà không gặp trở ngại. Để tránh mất thời gian đi lại nhiều lần, lời khuyên tốt nhất là trước khi nộp, bạn nên đọc kỹ hướng dẫn thành phần hồ sơ của từng thủ tục hoặc liên hệ trực tiếp bộ phận một cửa, cán bộ tiếp nhận để hỏi rõ yêu cầu, từ đó chuẩn bị đầy đủ, chính xác ngay từ đầu và tiết kiệm được rất nhiều công sức, thời gian.
Quý khách hàng có thắc mắc gì vui lòng liên hệ để được tư vấn cụ thể !
(Hotline: 0969 270 277)