Trong quá trình vận hành, các trường tư thục từ mầm non đến trung học phổ thông thường xuyên phải sử dụng con dấu để ký duyệt văn bản, hợp đồng, quyết định, giấy xác nhận, bảng điểm, học bạ và nhiều loại chứng từ khác. Ngoài con dấu tròn – vốn là dấu pháp nhân chính thức và quen thuộc, nhiều trường còn băn khoăn liệu mình có được phép sử dụng thêm dấu vuông, dấu chức danh của Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, Kế toán trưởng hay các dấu nghiệp vụ khác hay không. Việc nắm rõ quy định sẽ giúp nhà trường sử dụng con dấu một cách hợp pháp, tránh tình trạng văn bản bị từ chối hoặc mất giá trị pháp lý chỉ vì đóng sai loại dấu. Hãy cùng Khắc dấu Việt Tín tìm hiểu vấn đề này nhé!
I. Trường tư thục có bắt buộc phải có dấu tròn không?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn về pháp nhân giáo dục ngoài công lập, mọi trường tư thục (bao gồm trường mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông tư thục) đều có tư cách pháp nhân độc lập. Mà đã là pháp nhân thì bắt buộc phải có con dấu tròn – tức con dấu mang đầy đủ quốc hiệu, tên trường, mã số doanh nghiệp (hoặc mã số quyết định thành lập) và được đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an.
Con dấu tròn chính là biểu tượng pháp lý duy nhất đại diện cho nhà trường. Chỉ khi văn bản được đóng dấu tròn thì mới được coi là do pháp nhân “Trường ….” chính thức ban hành, có giá trị pháp lý đầy đủ trước cơ quan quản lý nhà nước, phụ huynh, đối tác và tòa án khi cần.
II. Dấu vuông và dấu chức danh là gì?
Dấu vuông (hay còn gọi là dấu góc, dấu máng) là loại dấu hình chữ nhật hoặc vuông, thường chứa thông tin cố định như tên trường, địa chỉ, số điện thoại, email, website và có các ô trống để ghi ngày tháng năm, nội dung xác nhận như “Đã thu học phí”, “Đã nhận đủ hồ sơ”, “Đã đối chiếu bản gốc”… Loại dấu này không mang quốc hiệu, không có giá trị pháp nhân mà chỉ phục vụ mục đích hành chính, nghiệp vụ nội bộ, giúp kiểm soát quy trình nhanh chóng.
Dấu chức danh là con dấu nhỏ được khắc riêng cho từng vị trí lãnh đạo và cán bộ chủ chốt như “Hiệu trưởng”, “Phó Hiệu trưởng phụ trách chuyên môn”, “Kế toán trưởng”, “Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp”… Dấu này giúp người đọc nhận diện ngay người chịu trách nhiệm ký văn bản, tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp, nhưng bản thân nó không thay thế được dấu tròn của pháp nhân.
III. Trường tư thục có được sử dụng dấu vuông hoặc dấu chức danh cùng với dấu tròn không?
Pháp luật không có quy định cấm sử dụng và thậm chí còn khuyến khích sử dụng hợp lý các loại dấu phụ này, miễn là hiểu rõ và sử dụng đúng chức năng của từng loại.
Về dấu vuông, trường tư thục được phép khắc và sử dụng thoải mái cho các công việc hành chính hàng ngày như đóng vào phiếu thu học phí, biên lai nội bộ, xác nhận đã nhận hồ sơ nhập học, xác nhận bảng điểm photo, phiếu bé đã đến lớp… Tuy nhiên, dấu vuông tuyệt đối không được dùng để thay thế dấu tròn trên các văn bản quan trọng như quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động, công văn gửi Sở Giáo dục, giấy xác nhận hạnh kiểm, giấy giới thiệu chuyển trường…
Về dấu chức danh, nhà trường hoàn toàn được phép khắc và sử dụng để thể hiện rõ người ký, đặc biệt hữu ích trong các văn bản nội bộ hoặc khi cần phân định trách nhiệm cá nhân. Ví dụ: “Hiệu trưởng” đóng dấu chức danh ngay cạnh chữ ký tay, sau đó vẫn phải đóng thêm dấu tròn của trường thì văn bản mới có hiệu lực pháp lý đầy đủ. Như vậy, dấu chức danh chỉ đóng vai trò bổ trợ, không thể thay thế dấu tròn.
IV. Khi nào nên sử dụng dấu tròn, dấu vuông và dấu chức danh?
Dấu tròn là loại dấu bắt buộc phải xuất hiện trên mọi văn bản mang tính pháp lý đại diện cho nhà trường, cụ thể: các quyết định kỷ luật học sinh, quyết định khen thưởng, hợp đồng với giáo viên và nhân viên, hợp đồng với nhà cung cấp, công văn báo cáo gửi Phòng/Sở Giáo dục và Đào tạo, giấy xác nhận tốt nghiệp tạm thời, giấy giới thiệu chuyển trường, học bạ, bảng điểm chính thức…
Dấu vuông nên sử dụng trong các công việc hành chính nội bộ, nhanh gọn như phiếu thu – chi học phí, ăn bán trú, đồng phục, biên lai tạm thu, xác nhận đã nhận hồ sơ tuyển sinh, xác nhận đã đối chiếu bản gốc, phiếu bé đã đến lớp, phiếu khám sức khỏe định kỳ… Đây là những giấy tờ không cần giá trị pháp nhân mà chỉ nhằm mục đích kiểm soát quy trình.
Dấu chức danh nên dùng khi muốn làm rõ trách nhiệm của người ký, ví dụ trên quyết định bổ nhiệm tổ trưởng tổ chuyên môn, thông báo nghỉ học, giấy khen cuối kỳ, công văn nội bộ… Việc kết hợp chữ ký tay + dấu chức danh + dấu tròn sẽ giúp văn bản trở nên chuyên nghiệp và minh bạch hơn rất nhiều.
Trường tư thục hoàn toàn được phép và nên sử dụng đồng thời dấu tròn, dấu vuông và dấu chức danh để phục vụ công tác quản lý hiệu quả, nhưng phải luôn ghi nhớ rằng dấu tròn là con dấu duy nhất có giá trị pháp lý đại diện cho pháp nhân nhà trường, không loại dấu nào được phép thay thế nó trên văn bản chính thức. Dấu vuông và dấu chức danh chỉ đóng vai trò hỗ trợ nghiệp vụ, giúp quy trình hành chính nhanh chóng, rõ ràng và chuyên nghiệp hơn. Khi nắm chắc nguyên tắc này, nhà trường sẽ tránh được mọi rủi ro pháp lý, đồng thời xây dựng hình ảnh quản trị hiện đại, minh bạch và đúng quy định trong mắt phụ huynh, học sinh và cơ quan quản lý.
Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào vui lòng liên hệ lại để được tư vấn cụ thể !
(Hotline: 0969 270 277)