Những quy định về màu mực con dấu và cách đóng dấu

Việc khắc dấu và sử dụng con dấu trong các công việc cần thiết liên quan đến giấy tờ, văn bản, hợp đồng, … không còn xa lạ đối với các cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp. Tuy nhiên để sử dụng con dấu đúng cách thì bạn cần phải tìm hiểu các quy định có liên quan về điều kiện để khắc con dấu, màu mực con dấu cũng như cách đóng dấu lên văn bản chuẩn nhất. Bài viết dưới đây Khắc dấu Việt Tín xin chia sẻ tới bạn đọc một số nội dung giải đáp các vấn đề trên.

Khắc con dấu nên dùng màu mực nào?

Đối với con dấu được sử dụng trong doanh nghiệp, đơn vị tổ chức nhà nước đang hoạt động tại Việt Nam thì theo luật doanh nghiệp là con dấu đỏ có thể là hình tròn, đa giác, hình vuông, … tùy theo quyết định của mỗi doanh nghiệp nhưng đa số con dấu doanh nghiệp vẫn sử dụng hình tròn là chủ yếu và màu mực dấu của con dấu này là mực đỏ.

Đối với con dấu chữ ký, khắc dấu họ tên, dấu chức danh chẳng hạn như: Mai Thị Chuyên thì không có quy định bắt buộc, do đó có thể tùy chọn màu xanh, màu đỏ hay màu đen. Tuy nhiên nói là không có quy định nhưng bạn không nên dùng các loại màu mực pha trộn sặc sỡ gây phản cảm hay khó chịu cho người đọc văn bản.

Trong các cơ quan nhà nước thì do tính chất nghiêm trang của Văn bản nên có quy định chung là dùng màu đỏ và con dấu họ tên hay chữ ký cũng màu đỏ. Còn ở các doanh nghiệp thì con dấu pháp nhân có giá trị pháp lý bắt buộc phải màu đỏ theo quy định còn dấu họ tên, dấu chữ ký tùy theo sở thích nhưng không được dùng màu mực có sự pha trộn gây phản cảm.

Quy định về đóng dấu văn bản

Con dấu công ty thể hiện giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức. Việc đóng dấu vào các loại văn bản, giấy tờ này phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

– Đóng dấu tròn của doanh nghiệp, đơn vị tổ chức, cơ quan nhà nước: Dấu đóng bên trái chữ ký và chùm lên 1/3 chữ ký.
– Đóng dấu treo: Thường dùng để đóng lên các tài liệu hay văn bản nội bộ của đơn vị, vị trí đóng ở góc trên cùng bên trái và chèn lên dòng ghi tên cơ quan, đơn vị. Trường hợp này thường thấy khi xuất hóa đơn mà người ký hóa đơn là người được thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho ký hóa đơn.
– Đóng dấu giáp lai: Đóng dấu (tròn, vuông, bầu dục, …) lên tất cả mép các trang văn bản trong cùng một bộ/tập hồ sơ/văn bản không thể tách rời, để chứng minh sự nhất quán và liên tục, không tách rời của bộ/tập hồ sơ/văn bản nhằm tránh trường hợp bị người khác đổi bị đánh tráo các trang nội dung ở phần giữa. Cách đóng dấu là đóng ở mép (bên phải hoặc bên trái) của tất cả các trang tài liệu, để một lần đóng dấu đè lên mép bộ tài liệu sẽ chèn hết hình con dấu lên tất cả các mép trang của bộ tài liệu.
– Dấu correct hay dấu hiệu chỉnh: đóng dấu lên dòng chữ bị hiệu chỉnh bằng tay đè lên dữ liệu gốc ban đầu trên tài liệu để xác nhận sự hiệu chỉnh.

Xem thêm:

Những quy định về khắc dấu tên riêng

Các quy định về mẫu bản vẽ hoàn công

Ngoài ra còn nhiều hình thức đóng dấu khác như: Đóng dấu địa chỉ, dấu hình chữ nhật, dấu tên, dấu địa chỉ, dấu mã số thuế, dấu đã thu tiền, … Những cách đóng dấu này thì không có quy định chung nhưng cũng cần biết cách đóng sao cho hợp lý:

– Con dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
– Khi đóng dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái trong văn bản.
– Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính, dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
– Quy định đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản và các tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.